日本一気さくで身近な研修講師を目指している太田章代です。

ビジネスでスピーディーに相手とやり取りするツールとして、チャットを利用する企業も増えてきました。

部署ごとや、取引先の人達とグループを作り、複数人と報告・連絡・相談をして情報共有を図っている人も多いのではないでしょうか。気軽に使えるツールですが、気遣いがないと誤解されやすい『文字だけのコミュニケーション』だという事を忘れてはいけません。実際にチャットに送られてきた上司からの文章で、不快な思いをしている部下を目にすることがあります。

今回はグループチャットで女性部下がメンバーに入っている場合に、特に上司が注意したい点についてご紹介します。

YouTube版も公開しています

動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

ビジネスチャットは簡易的な中にも礼儀を持って

ビジネスチャットはビジネスメールのように、お決まりの挨拶もなく短い文章で相手とコミュニケーションを取れます。ビジネスシーンにおけるチャットは、社内も社外も相手を敬っていると表現するための敬語が基本です。気軽にできるチャットですが、気を抜いていいという事ではありません。あくまでもビジネスですので、会社の代表としてのメッセージをしている意識を持ちましょう。

グループチャットで女性部下に嫌われた上司

グループチャットをするメリットは、グループメンバーとの情報共有ができることです。しかし、グループチャットに適していない内容のメッセージや、相手への配慮がない文章を見た部下は不快になることがあります。グループメンバーに女性社員がいる場合は、特に男性管理職では気づかない問題が起きていることがありますので、その中のTOP3をご紹介します。

1.文末に顔文字、〇〇~、(笑)は特別扱いとみなされる

NGな文末の例/
「本日中に提出をお願いします!(^^)!」
「明日の訪問の件どうなっていますか~」
「昨日が企画書の締め切りでしたが提出がありません(笑)」

気持ちや感情を伝える手段として、社内のグループチャットの文末に顔文字や〇〇~と語尾を伸ばしたり、(笑)と入れることがあります。それを入れることは会社のルールによりますが、問題ありません。お願いや指摘など言いづらいことを伝えるときに、柔らかく伝え人間関係を悪くしないために、文末に顔文字などを使用していると思います。相手にとっても「怒っていないんだ」とホッとする事もあります。

しかし、すべての人に平等に顔文字などを付けていればいいのですが、人により付けたり、付けなかったりすると問題が発生します。女性部下は細かいところに敏感なので「あの人は(笑)で許されたけれど、私には厳しい」と比べてしまいます。あの人だけ特別扱いしてズルイという感覚。これは、男性にはない感覚ではないでしょうか。

よって、グループチャットのメンバーに女性部下が入っている場合は、文章の文末に顔文字などは入れないことをおすすめします。

2.業務時間外の連絡はストレスを与える

忙しい上司は、休日出勤をして溜まっている書類に目を通し、その場ですぐにグループチャットで連絡をしたくなるかもしれません。休日に仕事をしている上司などは、終業時間外にグループチャットで連絡がきても気にならないと思います。

しかし、女性部下は仕事とプライベートをしっかり分けたい人が多いので、就業時間外にチャットが届くのを嫌がっていること心得ておきましょう。『通知をオフにしたり、メッセージを見なければいいのではないか』というご意見もあると思いますが、上司からメッセージが届いていることが分かるだけでも、心が落ち着かないものです。

グループメンバーにプライベートの時間をしっかり確保してもらうためにも、就業時間外のチャットは避けましょう。もしどうしても送らないといけない場合は「就業時間外に失礼します」と一言気遣いの言葉を添えましょう。

3.叱責は部下のモチベーションを下げる

NGな叱責メッセージ例/
「何で以前と同じミスをしたのでしょうか。詳細を教えてください」
「この件は言ったはずですよね。何度も同じことを言わせないでください」

簡単な指摘ならいいのですが、グループチャットによる叱責は女性部下の自尊心を傷つけます。注意した内容が、他のメンバーへも言いたいことだからと、意図的にグループチャットへ送っているかもしれません。しかし、名指しで叱られた女性部下はまつり上げられたように感じ、嫌な思いをしています。

グループチャットはグループメンバーとの情報共有に適していますが、相手にとってグループメンバーに情報共有して欲しくないことは、ここで送らないようにします。何も考えずにグループチャットで連絡すると、他人の気持ちを考えない『デリカシーのない上司』のレッテルを貼られてしまいます。指導は対面で相手の反応を見ながら伝えましょう。

まとめ

チャットでやり取りすることにより、ビジネスコミュニケーションが便利になったことは確かです。しかし、リアルでコミュニケーションを取るときと違い、相手の感情を読み取ることが難しいのが『文字だけのコミュニケーション』です。リアルよりも、より相手への心遣いが必要だと感じています。心遣いがなく知らないうちに女性部下に嫌われていたという事もあります。ビジネスチャットでは相手の気持ちに配慮して、コミュニケーションも円滑にいかせたいですね。

ビジネスマナー7日間メールセミナー 研修資料ダウンロードバナー
ビジネスマナー研修実施ガイド下部バナー
研修実施報告一覧リンク