テレワークのコミュニケーション問題を解決

2020年07月07日 2024年08月27日ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

新型コロナウイルス感染防止対策として一気に注目を集めた「テレワーク」。オフィスに出勤せずに、自宅を就業場所とする働き方です。

現在テレワークをされている、またはテレワークを導入したいが一歩踏み出せない経営者や管理職の方へ。テレワークを導入しない理由の1つ『社内コミュニケーションに不安』という部分を解決したいと思います。今回取材にご協力いただいたのは、2020年7月現在、社員が100％在宅勤務をしており、テレワークを企業に導入支援している株式会社スノーピークビジネスソリューションズ代表の村瀬亮さんです。今日から実践できるコミュニケーション術も伝授していただいたので、ぜひご覧ください。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

テレワークコミュニケーションの成功のカギは「社員の主体性を引き出す」「監視型はNG」です。

1.仕事のけじめはどうつけているの？

在宅勤務では顔が見えない分、リアルよりもつながる機会を増やしています。特にテレワーク導入初期の段階では、みんなとつながる機会を作ることは重要です。そのため、朝礼、昼礼（お昼休み前）、夕礼を各15分ずつしています。朝礼と夕礼は業務連絡や相談等、固めのミーティングで、昼礼は雑談も交えて柔らかめにしています。

在宅勤務だと、時間の自由度が増します。だからこそ、社員の主体性を磨くチャンスなのです。今まで見えるところに上司や同僚がいれば、分からない事も簡単に聞けるし、甘えてしまう事もあるでしょう。しかし、それができないので必然的に自分で考え行動しないといけなくなります。

2.さぼる人はいないの？さぼる人の対策は？

在宅勤務でさぼる人は、オフィスでもさぼります（笑）。また、人間なら誰でもさぼりたい気持ちはあると思います。ですからさぼるのを管理するのではなく、逆に「適度に休憩をとったり、家事や子どもとの関わりを合間に入れた方がいい」と伝えています。こう伝えると案外休まないものです。在宅勤務は、家にいる家族の協力なしではできません。社員一人ひとりの環境も違います。部下の人生に寄り添ったマネジメントを心がけるのが上司の姿勢です。

また、部下の主体性をどう引き出してあげるかが重要です。弊社では、昼礼で、仕事での自分自身の気づきを発信してもらいます。聞いている人はただ聞くのではなく、話に対して30秒でコメントを返すルールを作っています。気づきを発表する人も、コメントを返す人も前向きな言葉を発する機会を作ることで、いつの間にか行動も前向きになります。

また、今までにない新しい発想やアクション、そこから見えた考え方をメンバーにシェアする事を評価基準に組み込んでいます。これにより、個々の行動が変わり、会社の雰囲気も大きく変わりました。

部下を監視しようとすると失敗します。また、監視しないといけない社員が多い会社は、今後絶対に存続しません。部下の主体性を引き出す方法を考える方が得策です。管理され「仕事をやらされている」を、主体的に「仕事をやっている」にする。元来仕事は与えられるものではなく、自身で生み出すものという仕事の本質を見出せる機会です。

3.人間関係は希薄にならないの？

オンラインか、オフラインかではなく、もともと人間関係が良好ならオンラインでも同じです。ただ、顔が見えない分、あえて対話する時間を設けるのも上司の役目です。その場合に気をつける事は、形式的な対話でなく、ラフな対話ができる環境を準備してあげましょう。何気ない会話をオンラインでも作ることです。 ZOOMなど無料ツールを利用する時は、バックの壁紙を変えて個性を表現し、会話のネタにしても面白いと思います。

4.オンラインにシフトするのは大変？

オンラインでの働き方にシフトするのに迷いがあるのは分からないわけではありません。しかし、コロナの影響により世界中で大変革が起きています。今後また同じ事が起きる可能性はあるので、その時に焦らないようにリスクマネジメントのためにも、この機会に在宅勤務の準備を進めてはいかがでしょうか。

準備で気をつけたい事は、社長や上層部が「オンラインをするぞ」と押しつけるのではなく、社員みんなで話し合って、新しい試みにチャレンジしよう！という巻き込み型がベストです。はじめから全部在宅にしなくても、1週間に1日だけ在宅で仕事をしてもいいと思います。してみてダメだったらやめればいいので、少しずつやってみる事をおすすめします。

「うちの社員は主体性がない」と思っている会社の方は、思い切って新しい環境をつくることで刺激になり、主体性を磨くチャンスになるかもしれません。また、非常事態の時こそ一致団結できる時です。テレワークをきっかけに話し合う機会が増え、メンバー全員が同じ方向を向いて新たな挑戦をする絶好の機会なのです。