電話応対で相手から「かけ直します」と言われた場合のトーク
電話応対は臨機応変な対応が求められます。しかし電話に出ることに慣れていないと、どのように応対したら良いのか分からず焦ってしまうことはありませんか。
どんな内容の電話がかかってきても、相手に失礼のない電話応対ができるようにしておきたいものです。
ここでは、名指しの担当者が不在の場合、相手から「かけ直します」と言われたときのトークをご紹介します。
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電話応対の基本トーク
まずは、電話に出たときの基本トークをみていきましょう。
かけ手：お世話になっております。□□会社の◎◎（名前）と申します。
受け手：□□会社の◎◎様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
かけ手：総務部の伊藤様はいらっしゃいますか。
受け手：総務部の伊藤でございますね。少々お待ちいただけますか。
※電話を保留にして、３０秒以内に対応する
担当者が不在で「かけ直します」と言われた場合
電話を保留にした後、総務部の伊藤さんが不在とわかったら、戻る時間も確認しておきましょう。それでは、保留を解除して、再度電話に出た後のトークをみていきましょう。
かけ手「急ぎではないので、こちらからかけ直します」
受け手「恐れ入ります。それでは□□会社の◎◎様からお電話があったことを伊藤に申し伝えておきます。私△△が承りました。失礼いたします。」
【解説】
電話は『用件がある人からかける』のが基本です。そのため、担当者が不在でこちらから電話をしますと提案しても、相手から「かけ直します」と言われることがあります。
その場合は、相手がかけ直してくれることに対して「恐れ入ります」と伝えます。「恐れ入ります」は、謙虚な気持ちを持ちながら、感謝やお詫びを伝えることができます。また、電話をかけてくれた相手への配慮として、電話があったことを担当者に伝えるようにします。
相手は電話があったことを担当者に伝えてもらえると、「電話をかけた」という事実を残すことができます。例えば、相手が営業の方で自社の担当者に「本日〇〇の件で電話します」と約束をしていたとします。担当者と行き違いになって電話で話せなかったとしても、電話をしたという事実が残っているので、約束を果たしたことが伝わります。
また、相手から再度電話を受けた際に、自社の担当者が「午前中にお電話をいただいていたようで、ありがとうございました」と相手への配慮の言葉をかけることができます。
電話応対は、お客様と自社の担当者を取り次ぐ役割がありますので、自分で情報を止めることなく、情報共有をしていきましょう。（私は事務員時代に、「電話があったことを伝えるように」と叱られたことがあります） 最後に「私△△が承りました」と、自分の名前を伝えることで、責任感を持って電話に出ていることが伝わります。
まとめ
電話の取り次ぎに苦手意識がある人は多いものです。今回は相手に「かけ直します」と言われたケースをご紹介しましたが、色々なケースがありますので一つずつ確実に覚えていきましょう。
電話応対の上達には、「慣れること」が一番です。不安もあると思いますが、経験を積んでスムーズに電話の取り次ぎができるようにしていきましょう。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細
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