新入社員必見！ビジネスチャットのマナー｜お疲れ様ですは不要？などを解説
近年、職場では業務効率化が進み、「ビジネスメール」より手軽に使える「ビジネスチャット」を使ってコミュニケーションを取る企業も増えています。
ビジネスチャットは手軽に使えるとはいえ、仕事ですので相手に不快感を与えないチャットマナーを知っておきたいところです。
そこでここでは、ビジネスチャットのマナーについて解説していきます。
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チャットマナーは決められたことではない
チャットマナーの具体的な内容に入る前に、『ビジネスマナーとは何か』についてお伝えします。ビジネスマナーとは、相手への思いやりの心の在り方を表現したものです。ルールのように決められたことではありませんので「絶対にこうしないといけない」というものではありません。チャットマナーも形にこだわりすぎず、どうすれば相手と人間関係を築くことができるのかを考えて行動していきましょう。
相手が社内にいるときは直接話す
社内で上司が近くにいるのに、チャットを使って報告している人がいると聞いたことがあります。社内のルールで決められていることなら問題ありませんが、直接話ができる場合は、目を見て報告をするようにしましょう。
常に対面、電話、メール、チャットのどの方法で伝えたら適切なのか選択するようにします。また、チャットをした後、対面で伝えるなど組合せて伝えることも選択肢に入れておきましょう。
ビジネスチャットのマナー
それでは、ビジネスでチャットを使うときのマナーをみていきましょう。
返信はなるべく早くする
チャットはリアルタイムにコミュニケーションを取ることが求められています。内容を見たら、その場ですぐに返信をしましょう。
「お疲れ様です」は不要
チャットは仕事の効率を上げるために、「お疲れ様です」などの定型挨拶を入れなくても問題ありません。反対に、挨拶文を入れても問題がないのです。ある女性社員が同僚に挨拶を入れずに用件のみ送っていたところ、同僚から「失礼な人」と思われ嫌われてしまったそうです。挨拶が不要かどうかは、社内でルールを決めておくと人間関係が悪くなるのを防ぐことができます。
また、取引先など社外の人には「お世話になっております」と挨拶を入れている人が多いでしょう。取引先の相手と関係性が良い場合でも、相手との取り決めなしに挨拶を省くと失礼になりますので気をつけましょう。
メッセージは短く簡潔に書く
ビジネスでは簡潔にわかりやすく伝えることが求められています。そのために「結論」を最初に伝えるようにしましょう。また、用件が2つ以上ある場合には、箇条書きにするとわかりやくなります。長文でわかりづらい文章は、相手が理解するのに時間がかかり、余分な時間を取らせてしまいます。
【結論を最初に伝える文章例】
理由は、商談が長引いてしまったからです。 申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
【用件が2つ以上ある文章例】
1.田中商事様の納品が完了しました 2.明日、佐藤課長と営業同行します 3.プレゼン原稿を作成しましたので、ご確認ください
よろしくお願いいたします。
馴れ馴れしくならないように敬語を使う
チャットは気軽にメッセージを送り合えますが、仕事で使用する場合は敬語を使うことが大切です。同僚とやり取りをするときに「そうだよね～！」「うそ、マジで」などプライベートで使うような言葉は使わず、仕事にふさわしい言葉遣いにしましょう。どんなに仲の良い上司や先輩でも、礼節を守って敬語を使うようにします。
業務時間中にメッセージを送信する
チャットは24時間いつでも送信するこができますが、労働時間外にメッセージを送ることはやめておきましょう。「見なければいいのでは？」と思う人もいるかもしれませんが、仕事関係のチャットが来ていると気になるものです。送信時間も相手への気遣いが必要です。
グループチャットのマナー
続いて、グループチャットを使う場合のマナーをみていきましょう。
送りたい人に「TO」で発信する
グループチャットの場合、送りたい人に「TO」で発信するようにします。例えば５人グループのうち、2人に関連する内容を送信したい場合は、TOの宛先に送りたい2人の名前を選択して送信します。TOに入れた2人には通知が届きますので、内容を確認してもらいやすくなります。
特定の人とのやり取りをしない
グループチャットでは、特定の人とのやり取りは避けるようにします。グループ全体に展開する必要のないやり取りは、特定の人とダイレクトにチャットをするようにしましょう。
見たらリアクションをする
チャットには「了解」「ありがとう」「いいね」などのリアクション機能があります。グループ全員に情報共有で届いたメッセージで、返事が必要のない内容は、読んだことをリアクションで伝えるようにしましょう。
まとめ
チャットはスピーディーなコミュニケーションを取ることができるため、便利なツールです。しかし、気軽だからこそ相手への心遣いを忘れずに、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細
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