評価が急上昇する「報・連・相」のワザ８選

2022年09月20日 2023年12月19日新入社員向け、ビジネスマナー

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

「報告が遅い」「相談なしに勝手に行動しないように」など、上司から注意をされたことはありませんか。部下からすると「頻繁に報連相するのは面倒」と思っているかもしれません。

しかし、報告・連絡・相談は仕事での情報共有をするために重要な仕事のひとつです。

「報連相」がしっかりできるようになると、上司から評価を上げるだけでなく、自分自身の仕事の能力も上げることができます。これよりは、上司から信頼される「報連相」のワザについてご紹介します。

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「報・連・相」で上司とコミュニケーションを取ろう

組織では、上司・部下お互いの情報共有が必要です。社員同士が情報共有をしておくことで、意思決定が迅速に進められ、不測の事態にも素早く対応することができます。

上司は現場の情報を欲しがっているため、自ら報連相してくる部下に信頼を寄せるものです。報連相をしっかりする部下は、当然上司とのコミュニケーションを取る機会が増えます。報連相を「義務」と感じてしまうと『面倒だな』と思いますが、職場で人間関係を円滑にするための「コミュニケーションの一環」として、上司と話す機会を増やしていきましょう。

「報・連・相」で評価を上げている人がしている事

それでは早速、報連相で上司からの評価を上げている人が、職場でしている報連相のワザを８つご紹介していきます。

1.　「結論」から入り、「事実」と「意見」は切り分けて伝える

上司が一番知りたいことは結論です。なぜそうなったのかという過程は補足情報です。仕事では、簡潔に短くまとめて伝わる話し方をします。また、報告・連絡・相談のどの場合でも、「事実」「意見」を分けて話しましょう。

「結論」「事実」「意見」の順番で話した例

■悪い報告例「本日のセミナーの受付で、継続的に10人待ちの行列ができていたので、皆さん不満そうでした。ですから明日は受付人数を1人増やそうかと思っています」

※「不満そうでした」はお客様が言った事実なのか、自分の意見なのか切り分けができていません。最後の「思っています」もまだ確定していないような曖昧な言葉です。

■良い報告例「明日のセミナーは、受付を1人増やします。理由は、本日のセミナーの受付で、継続的に10人待ちの行列ができていたからです。私の考えとしては、クレームが出る前にスムーズな受付環境を整えることが大切だと考えました。よって、受付を1人増やします。」

2.　上司のタイミングを掴んで報連相する

「その報告は後にしてくれないか」と言われたことはありませんか。急いで報連相しなくても良いものを、上司が忙しいときにしてしまうと、イラッとされてしまいます。通常の報連相は、上司の手が空いていそうな時を見計らって声をかけるようにしましょう。

ミス、トラブルなどの問題が起きた場合は、「〇〇課長、お忙しいところ申し訳ございません。ミスのご報告です。今お時間よろしいでしょうか。」と前置きを入れて、すぐに報連相するようにしましょう。

3.　ミスやクレームをすぐに報告している

「上司が忙しそう」「ミスを伝えづらい」などの理由で、ミスやクレームなどの問題が起きた時の報告が後回しになっていませんか。ミスやクレームの対応は「重要度も緊急度も高い仕事」で、優先順位が上の仕事です。

上司が忙しそうで声をかけるのが気まずくても、すぐに報告をしましょう。また、ミスをしてしまうのは仕方ない事です。後回しにせず、迅速にミスを伝えて、対応するようにしましょう。

4.「あれどうなった？」と聞かれる前に報告する

自分から報告する前に、上司から「あれどうなった？」と聞かれたら、報告が遅いと思ってください。「後でいいや」「これは報告しなくてもいい」と判断していることはありませんか。基本的には「報連相をし過ぎかな」と感じるくらいで、上司の感覚と丁度合うと思ってください。

まだ社歴が浅い新人は「何を報連相したらいいのかわからない」ということもあるでしょう。その場合、迷ったら全て報連相してください。綿密な報連相があると、上司は安心します。

5.細かい「中間報告」をする

仕事が終わった際の「完了報告」は、できている人が多いのではないでしょうか。しかし、期限が先の仕事に対して「中間報告」を忘れている事はありませんか。例えば上司から「3日後までに企画書を作成して」と指示を受けたとします。完成までの間に、「現在、企画書は80％出来上がっています。明日の午前中には提出できそうです」など、仕事の進捗を「中間報告」しましょう。

6.自分の考えを持って相談する

「本日社内会議ですが、お客様からすぐに納品に来て欲しいと言われ、出席できないかもしれません。どうしたらいいですか」と上司に答えを丸投げしていませんか。わからない事を何でも聞いてしまうと、自分で考える力が養われません。また上司からも「自分で考えて」と言われてしまいます。

上司に相談するときは、「お客様は大変お急ぎでいらっしゃるので、私としては今からお客様のところに伺い、途中から社内会議に参加したいと思っておりますがいかがでしょうか」と「私としては」の考えを持って相談するようにしましょう。

7.相談したら「結果報告」する

「お客様から値引きを要求されています」と上司に相談に乗ってもらった後、どうなったか上司に「結果報告」をしていますか。相談された上司は「その後、どうなったのかな？」と、結果が気になっているものです。上司がアドバイスをしたことにより良い結果につながっていたら嬉しいですし、悪い結果になっていたら、今後のために反省もできます。相談したことは、必ず「結果報告」をしましょう。

8.情報量が多いときはメモや資料を用意する

報連相するときに、情報量の多いときや、複雑な内容の場合、口頭だけでなく、メモや資料を用意すると上司が理解しやすくなります。例えば金額や電話番号など数字が報連相に含まれている場合は、間違って伝えると大きな問題につながる可能性があるため、上司とのズレを無くすために、口頭で説明した上でメモに書いて渡すようにしましょう。