仕事の能率を上げる「整理・整頓」の基本

2021年05月06日 2024年08月26日新入社員向け、ビジネスマナー

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師、太田章代です。弊社が著作協力して作成した『ビジネスマナーカード』を使ってビジネスマナー研修をしています。このカードには５０項目のビジネスマナーが入っています。その中で「今後改善したいカードを出してください」と伝えると『整理・整頓』のカードを出す人が多いのです。

コクヨ株式会社がおこなった調査によると、仕事で書類探しに要している時間は１日約２０分、１年で約８０時間であることがわかっています。整理・整頓は仕事の時短にもつながります。

これよりは、仕事の能率を上げる整理・整頓の仕方についてご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

整理・整頓とは

整理・整頓の違いをご説明します。

■整理とは

整理のポイント

①毎日少しずつ行う書類など、毎日要るモノと要らないモノをわけ、要らないモノは捨てる

＜モノのわけ方＞１.　いま使うモノ　２.　いつか使うモノ → 1年以内など期限を設け、期限が過ぎたら捨てるようにする３.　いつまでたっても使わないモノ → 今すぐに捨てる

②社内ルールにしたがって廃棄する職場では、機密情報や個人情報などの入った書類やデータがあり、通常のゴミの廃棄方法とは異なることがある。情報漏洩を防ぐために社内ルールにしたがって廃棄する

③どのように保管するかを決めてから整理する「個人的に必要な資料」　「共有で保管する資料」など決めてから、整理に取りかかるようにする

ファイル整理

■整頓とは

①書類や資料は案件ごとにファイルにまとめ、「個人資料」と「共有資料」をわけて保管する

②１.毎日使う　２.たまに使う　３.ほとんど使わないのように、使う頻度により保管する

③ファイルは背表紙を前面に立てて保管すると取り出しやすくなる

④使ったらそのつど元の場所に戻す。特に共有で保管すべき資料は、他の人が見てもわかるように配慮する

使ったら元に戻す

クリアファイル症候群のご注意を

とりあえずクリアファイルに入れておけば大丈夫と思っていませんか。クリアファイルが机の上で山積みになって、どこに何があるのか分からない状態になります。整頓の基本は立てて置くことです。見出しを書いておくと必要な書類が見つけやすくなります。見出しをつけるまでは、クリアファイルに入れずに保管しておきましょう。本当は必要のない書類がたくさんありますよ。

整理・整頓は重要と分かっているけれど出来ない方へ

仕事が忙しくてついつい後回しになるのが、整理・整頓です。しかし、長い目で考えたときに、目の前の仕事より整理・整頓をした方が良いこともあります。整理・整頓は緊急ではありませんが重要な仕事だと認識して、整理・整頓を仕事のスケジュールに組み込んでください。例えば土日の休暇の前の金曜日の17～18時は毎週必ず整理・整頓をして気持ちよく月曜日を迎えられるようにする等です。自分の机周りの書類、パソコンのファイル、社内の共有書類、社用車の中など少しずつ手をつけてみてください。整理・整頓できると、仕事の能率が上がるだけでなく、頭の中もスッキリして気持ちよく仕事ができますよ。