こんにちは。人材育成トレーナーの太田章代です。
私の研修先のIT企業様に「部下育成で困っていることはありませんか？」と質問をしてところ、
「何度言っても、部下が同じミスを繰り返す」
「話を聞いていない」
という返答がありました。
そんな時、つい「ちゃんと聞いていないのは部下のせいだ」と思ってしまいがちです。しかし、それは大きな誤解です。
実は、伝わる人ほど「話す」ことよりも「相手が受け取れる状態を作る」ことに意識を向けています。
今回は、自分の考えている指示が、部下に正しく伝わる方法をご紹介します。
1.理解度を「確認」する
指示が伝わらない人は、説明し終えた瞬間を”ゴール”だと思ってしまいがちです。いわゆる、言いっぱなしです。
ほとんどの方は「伝わるだろう」と思って伝えています。しかし、「伝わらない」と思って伝えてください。伝える側、伝えられる側には知識や経験、性格の違いがあり、ズレが生じることも多いのです。
確認で「分かった？」と聞くと「分かりました」と返ってきます。
「確認のため、今、話したこと説明してくれる？」と聞くことで、理解の”ズレ”がその場で見えるようになります。
2.指示の前に質問しやすい空気をつくる
伝わらない人は、指示を出した”後”に「何か質問ある？」と聞いてしまいがちです。この質問では、「特にありません」と返ってくることが多いものです。
部下は聞きたいことがあっても
「ちゃんと聞いていなかったと思われるかも」
「こんなことも分からないのと思われないか」
とブレーキをかけてしまいます。
指示の前に、「今から説明するけど、途中で分からなくなったら、いつでも止めてね」「ミスを防ぎたいから、わからなかったら遠慮なく聞いてね」と、安心して質問できるようにしておきましょう。
3.「分かったふり」のサインを見抜く
伝わらない人は、「質問が出ない＝理解できている」と思い込んでしまいがちです。
しかし、沈黙には「納得している沈黙」と「聞き返しづらくて黙っている沈黙」の、2種類があります。
相槌のテンポが早すぎたり、目線が資料から離れなかったり、瞬きが増えたりする時は、「分かったふり」のサインかもしれません。そんな時こそ、1つ目で説明した「今、話したことを説明してくれる？」を使ってみてください。
沈黙を鵜呑みにせず、部下を観察することで、「分かったふり」サインを見抜き、大きなミスが起きる前に気づくことができます。
まとめ
指示が伝わらないのは、部下の理解力や、やる気の問題ではありません。「伝える」を一方通行にしてしまっていることが原因かもしれません。
1. 理解度を確認する 「確認ため、今、話したことを説明してくれる？」
2. 指示の前に質問しやすい空気をつくる 「途中で分からなくなったら、いつでも止めてね」
3.「分かったふり」のサインを見抜く 相槌のテンポや目線を観察する
何度も説明するのが面倒だと感じる気持ちはわかります。上司も部下もお互いズレがないか確認をして、安心して働ける環境をつくりましょう。
