訪問のビジネスマナー【基礎編】|案外知らない訪問時の注意点

2021年01月28日 2023年10月27日 ビジネスマナー

太田章代
執筆者:新人育成トレーナー 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

新規で企業を訪問する場合、相手から『今後、この人と取引をしていきたいのか』をジャッジされています。ですので、1度の訪問で相手から信頼を得ることができるのかが重要です。販売する商品が良くても、最終的にお付き合いがはじまるかは「人」です。

営業として知っておきたい、訪問する上で必要なビジネスマナーについてご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

1.訪問は準備8割

質の良い事前準備が商談を成功させます。相手の時間をいただく限り「何をしに来たの?」と思われないように、万全な事前準備が必要です。

■事前準備をしたいこと

・HP等で会社情報について知識を入れる(設立、従業員数、事業内容、拠点数 等)

・HPでは得ることができない、必要な情報をヒアリングできるようにメモをしておく(悩み、必要な時期、予算 等)

・必要な資料、名刺は予定人数よりも多く用意する

・提案内容の仮設を立てておく。お客様は〇〇だと思うので、当社の商品を購入すると〇〇になりますと、相手にとってのメリットを考えておく

2.遅刻したらアウト

遅刻をした段階で印象が悪くなり、契約を結べる可能性はかなり下がります。車が渋滞していたなどの不測の事態もありますが、それも見越しておかなければなりません。相手の時間をいただいている限り、遅刻は相手の時間を奪っているので要注意です。

太田章代
契約など”勝負”の時には、30分前には到着してイメージトレーニングをするくらいで丁度いいですね。

■訪問マナー

・通常の訪問は10分前に到着して身だしなみを整え、5分前に入る

・遅刻をしてしまいそうな時は、わかった時点ですぐに先方に電話を入れる

3.受付から印象を良く

訪問時には会社の代表として見られている意識が大切です。良くも悪くも、個人ではなく、○○会社の印象になりますので、以下のことを気をつけましょう。

■訪問マナー

・コートやマフラーは建物の中に入る前に脱ぐ

・携帯をマナーモードにする

・受付で「お世話になります。〇〇会社の△△と申します。15時に✕✕部の▢▢様とお約束で参りました」と要件をはっきり伝える

・受付で待っている時は時間がありますが、携帯電話の操作や、2人以上で訪問した場合は無駄話をしない

4.応接室までの移動は顔を上げてキビキビと動く

廊下を歩く姿や、椅子に座る姿勢なども見られています。背筋を伸ばして、堂々とした立ち居振る舞いを心がけましょう。

■訪問マナー

・廊下で訪問先の人とすれ違ったときは、軽く会釈をしながら挨拶をする

・応接室に入る際は、止まって「失礼いたします」と言って会釈をしてから入室する

・指定された席に座って待つ。指定されない場合は下座(出入口の近く)に座って待つ

・バッグは足元に置く。コートはコンパクトに畳んでバッグの上に置く

応接室イラスト

5.担当者が来たらすぐに起立して挨拶

初対面の場合、応接室での待ち時間に名刺の準備をしておきます。担当者が入室したらすぐに立ちあがり、お時間をいただいたお礼を伝えて名刺交換をしましょう。

■訪問マナー

・「本日はお忙しいところお時間をいただきありがとうございます」と挨拶をする

・お茶は相手から「どうぞ」と言われたら口をつける

・いただいた名刺は、名刺入れの上に置く

名刺交換挨拶

6.最後に好印象を残す

心理学では「終末効果」といい、最後の別れ際は記憶に残りやすいと言われています。最後は笑顔で感謝を述べ良い印象を残し、今後に繋げていきましょう。

太田章代
去り際は重要な場面の一つです。最後まで気を抜かないようにしましょう!

■訪問マナー

・「本日は貴重な時間をいただき、ありがとうございました」と感謝を述べる

・最後は「今後共よろしくお願いいたします。失礼いたします」と言ってお辞儀をする

・エレベーターでお見送りをされる場合は、ドアが完全に締まるまで頭を上げずにお辞儀をする

・玄関口でお見送りをしてくれる場合は、玄関から出たら一度振り向き一礼をする

・外に出てからコート、マフラーを着用する

・必要に応じてその日のうちに、電子メールや手紙でお礼を伝える

帰り際の挨拶

まとめ

ビジネスマナーは相手への思いやりの心の在り方を表現したものです。相手の時間をいただく限り、最大限の思いやりや心遣いを表現したいですね。

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執筆者プロフィール

新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社
太田 章代
企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上(2023年現在)登壇。 プロフィール詳細

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