部下からの報連相がなく困っている上司へ『部下が報連相をしない本当の理由』

2020年08月21日 2024年08月27日ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

『ミスをしたのに報告がなく、お客様からのクレームの電話で発覚した』『予定が変更になったのに連絡がない』『相談なく勝手に仕事を進めている』など、職場では報連相の問題が頻繁に起きています。

部下から報連相が上がってくるようになると、仕事も円滑に進み生産性も上がります。そして何より、あなたが報連相に関してイライラすることがなくなります。

これよりは、部下が報連相をしない本当の理由と、その改善法についてご紹介します。

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上司に報連相がない原因は2つ

「部下から報連相が上がってこない」理由は大きくわけて『①部下の問題』『②上司の問題』の2つです。

①部下の問題の場合部下が「コミュニケーションを取るのが嫌」「報連相って必要なの？」と思っているケースがあります。「今の若年層はコミュニケーション能力が低下している」と、40代、50代の管理職から聞きます。もちろん全ての人ではありませんが、「質問にはしっかり答えるが、部下から積極的に報連相をしてくることが少ない」ようです。

仮にコミュニケーション能力が低下していたとしても、社会人として「報連相」は必須能力です。社員同士が情報共有をしておくことで、意思決定が迅速に進められ、不測の事態にも素早く対応することができます。報連相は社内だけでなく、お客様にも大切です。報連相がしっかりできる＝信頼を得ると言ってもよいでしょう。ですから「報連相は面倒くさい」など個人の感情は排除して、自ら報連相をするようにしましょう。

②上司の問題の場合部下の意識を変えようとしても、難しいものです。そこで部下からの報連相を増やすには『上司の意識と行動を変える』ことが一番近道です。以下はあなたの部下が報連相をしてこない本当の理由と改善策です。心当たりがないかチェックしてみてください。

あなたの部下が報連相をしない本当の理由

1.話しかけづらい

話しかけづらい原因は大きく分けて2つあります。『①上司の見た目』『②上司の対応』です。

まずは『①上司の見た目』ですが、

・いつも忙しそうにしていて声をかけづらい
・眉間にシワが寄っていて近寄りづらい

など、話しかけてこないでオーラが満開な上司には報連相が減ります。

「報告をしようとタイミングをうかがっているうちに、先に上司から『何で報告しないんだ』と叱責されたというケースがあります。部下は「忙しそうだったので・・・」と理由も言えずに「申し訳ございません」と謝罪をするだけだったそうです。

もう1つの『②上司の対応』についてです。報連相をした時の上司の対応が頭に残り、話しかけづらい原因となっているケースがあります。例えば

・「そんな事、報告しなくていいぞ」と言われた
・ミスをして報告をしたら「何でだ、どうしてだ」と責められた
・わからない事があったので相談をしたら「そんな事、自分で考えろ」と言われた

等の経験がある場合です。

叱責したり、「何で」「どうして」と責められると部下は委縮して報連相をしづらくなります。クレームの報告をした時に怒る人がいますが、一番やってはいけない事です。部下はクレームは起こしたくて起こしたわけではありません。怒る上司は心の中は『面倒くさいことをしてくれたな。忙しいのに仕事が増えるじゃないか』と責任を取りたくないという人もいます。部下がミスをした時には、まず問題を解決するためにはどうしたらいいのかを、部下と一緒に考えるのが上司の最も重要な役目です。

部下から報連相をして欲しければ、常に話しかけやすい環境づくりが必要です。

2.上司から部下への情報共有ができていない

報連相は部下から上司だけのものではありません。報連相はコミュニケーションの一つですので、『上司から部下への報連相』も必要です。

「今日は大切なお客様が来訪されるので、対応をお願いします」や「今月の売上目標まであと100万円だ」など、自分から部下にコミュニケーションを取るつもりで情報共有をすることが大事です。

部下から報連相が少ない上司は、上司から部下へのコミュニケーションが少ないのです。上司から積極的にコミュニケーションを取ろうと声かけをすると、部下からも話しかけやすくなります。又、上司からの報連相があることで、部下は「こうやってチームで情報を共有しながら仕事を進めていくんだな」と肌感覚で理解し、自分も報連相をすることが当然であるという意識になります。

職場では良い事、悪い事様々な事が起きます。悪い事は情報共有していると思いますが、良い事も情報共有していきましょう。

3.報連相が管理になっている

報連相が、部下の管理に必要なことだと考えていませんか？

報連相と言う言葉は、「報告・連絡・相談ができる、風通しの良い職場環境を作ろう」という目的で作られた言葉です。報連相を部下の管理のために使おうとすると、部下が窮屈に感じてしまいます。そもそも人間関係が円滑で、常にコミュニケーションが取れている職場では報連相という言葉は必要ないのです。あまり頻繁に「あれどうなってる？」と聞くと、部下は「信頼されていない」と思います。また細かすぎる確認に「面倒くさい」とも感じています。

上司は部下からの報連相を『待つ』のも人材育成です。任せた仕事に明確な期限を決めて、その期間は完全に部下の裁量に任せてみましょう。

報連相ができる仕組みづくり

ここまで、報連相についてお話をしてきました。報連相を円滑に進めるためには、組織での仕組み作りが重要です。報連相の重要性を理解できても、報連相を完全に個人任せにしてしまうと、情報の共有が不十分な状況を作ってしまいがちです。以下のような、組織として情報共有ができるように報連相をする場所を設定し、業務が円滑に進むように仕組みづくりをしましょう。

例／・朝礼や終礼で情報共有会・メールはＣｃで上司にも送る・日報に欲しい情報の記入欄をつくる