『ミスをしたのに報告がなく、お客様からのクレームの電話で発覚した』『予定が変更になったのに連絡がない』『相談なく勝手に仕事を進めている』など、職場では報連相の問題は頻繁に起きています。「部下から報連相が上がってこずに困っている」これは、私が今までしたリーダー研修をしてきた中でトップ3に入るくらいよく聞くお悩みです。そこでリーダーの皆様にこれからするお話をお伝えすると、心当たりがある方は、ハッと気づいて改善していらっしゃいます。

部下から報連相が上がってくるようになると、仕事も円滑に進み生産性も上がります。そして何より、あなたが報連相に関してイライラすることがなくなります。これよりは、部下が報連相をしない本当の理由と、その改善法についても詳しくお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

上司に報連相がない原因は2つ

「部下から報連相が上がってこない」理由は大きくわけて『①部下の問題』『②上司の問題』の2つです。どちらも原因がある場合もあります。

①部下の問題の場合、「そもそもコミュニケーションを取るのが嫌」「報連相って必要なの?」と思っているケースがあります。今の若年層はコミュニケーション能力が低下している」と、40代、50代の管理職から聞きます。もちろん全ての人ではありませんが、上司から聞くとしっかり答えるが、部下から積極的に報連相をしてくることが少ないようです。

仮にコミュニケーション能力が低下していたとしても、社会人として「報連相」は必須能力です。社員同士が情報共有をしておくことで、意思決定が迅速に進められ、不測の事態にも素早く対応することができます。報連相は社内だけでなく、お客様にも大切です。報連相がしっかりできる=信頼を得ると言ってもよいでしょう。ですから「報連相は面倒くさい」など個人の感情は排除して、自ら報連相ができる社員になって欲しいと思います。

しかし、積極的に報連相をして欲しいと思っても、上司の一言で部下を変えることはできません。部下を変えるという意識は捨てて、部下が自ら変わるための環境を作ることを意識すべきです。部下を変えるのは難しいことを念頭に置いた上で、部下から報連相が上がってくるようになる最短最適な方法は『②上司の問題』を解決することです。つまり『上司の意識と行動を変える』ことにあります。以下はあなたの部下が報連相をしてこない本当の理由と改善策です。自分に心当たりがないかチェックしてみてください。

あなたの部下が報連相をしない本当の理由

1.話しかけづらい

話しかけづらい原因は大きく分けて2つあります。『①上司の見た目』『②上司の対応』です。実は研修で一番良く耳にする話しかけづらい原因が、『①上司の見た目』です。「いつも忙しそうにしていて声をかけづらい」「眉間にシワが寄っていて近寄りづらい」など、話しかけてこないでオーラが満開な上司には報連相が減ります。「報告をしようとタイミングをうかがっているうちに、先に上司から『何で報告しないんだ』と叱責されたというケースがあります。部下は「忙しそうだったので・・・」と理由も言えずに「申し訳ございません」と謝罪をするだけだったそうです。また忙しい時に、部下から声をかけられたとき

×作業を続けながら「今、手がはなせないから後にして」と断る
 →その後フォローもなし

〇手を止め、相手の顔を見て、「ごめん。今、手がはなせないからあと30分後に報告を聞くね」と断る
 →30分後に上司から声をかける

部下からの報連相をすぐに聞けない状況にある時には、断り方も意識をしましょう。

もう1つの『②上司の対応』についてです。報連相をした時の上司の対応が頭に残り話しかけづらい原因となっています。例えば「そんな事、報告しなくていいぞ」と言われた、ミスをして報告をしたら「何でだ、どうしてだ」と責められた、わからない事があったので相談をしたら「そんな事、自分で考えろ」と言われた等です。

叱責したり、「何で」「どうして」と責められると部下は委縮して報連相をしづらくなります。クレームの報告をした時に怒る人がいますが、一番やってはいけない事です。クレームは起こしたくて起こしたわけではありません。怒る上司は心の中は『面倒くさいことをしてくれたな。忙しいのに仕事が増えるじゃないか』と責任を取りたくないだけです。こういうリーダーは上司としての役目を放棄しています。部下がミスをした時には、まず問題を解決するためにはどうしたらいいのかを、部下と一緒に考えるのが上司の最も重要な役目です。

また部下が上司に相談したのに、上司からのフィードバックがないと『この上司に相談しても意味がない』と認識します。忙しくてもスピード感を持って返事をすること。たとえ、部下が「お手すきな時にチェックをお願いします」と言ったとしても、その言葉に甘えず忙しくても期限を設けて返事をするようにしましょう。

部下から報連相をして欲しければ、常に話しかけやすい環境づくりが必要です。

2.上司から部下への情報共有ができていない

報連相は部下から上司だけのものではありません。報連相はコミュニケーションの一つですので、部下から上司だけではなく、上司から部下への報連相も必要です。『今日は大切なお客様が来訪されるので、対応をお願いします』『今月の売上目標まであと100万円だ』など、報連相というより自分から部下にコミュニケーションを取るつもりで話しかけることが大事です。

部下から報連相が少ない上司は、上司から部下へのコミュニケーションが少ないのです。上司から積極的にコミュニケーションを取ろうと声かけをすると、部下からも話しかけやすくなります。
又、上司からの報連相があることで、部下は「こうやってチームで情報を共有しながら仕事を進めていくんだな」と肌感覚で理解し、自分も報連相をすることが当然であるという意識になります。

職場では良い事、悪い事様々な事が起きます。悪い事は情報共有していると思いますが、良い事も情報共有していきましょう。

3.報連相が管理になっている

報連相が仕事の管理や部下の管理のためだけに必要なことだと考えていませんか?
報連相と言う言葉は、「報告・連絡・相談ができる、風通しの良い職場環境を作ろう」という目的で作られた言葉です。報連相を部下の管理のために使おうとすると、大変窮屈に感じてしまいます。そもそも人間関係が円滑で、常にコミュニケーションが取れている職場では報連相という言葉は必要ないのです。あまり頻繁に「あれどうなってる?」と聞くと、部下は「信頼されていない」と思います。また細かすぎる確認に「面倒くさい」とも感じています。上司は報連相を『待つ』のも人材育成です。任せた仕事に明確な期限を決めてその期間は完全に部下の裁量に任せるのはいかがでしょうか。

報連相ができる仕組みづくり

ここまで、報連相についてお話をしてきました。
報連相を円滑に進めるためには、組織での仕組み作りが重要です。報連相の重要性を理解できても、報連相を完全に個人任せにしてしまうと、情報の共有が不十分な状況を作ってしまいがちです。以下のような、組織として情報共有ができるように報連相をする場所を設定し、業務が円滑に進むように仕組みづくりをしましょう。

例/
・朝礼や終礼で情報共有会
・メールはCcで上司にも送る
・日報に欲しい情報の記入欄をつくる

まとめ

報連相と言っても奥が深いですね。報連相ができている組織はミスも少なく、仕事も効率的に回っています。報連相は人間で言うと血液のようなものです。血液が止まると、体調不良になり病気になります。組織も血液の循環をよくして健康な環境を整えていきましょう。

アイキャリア太田章代アイキャリア株式会社 代表取締役 太田章代
ビジネスコミュニケーション専門家、講演家

企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、1,600回以上登壇。個人の自立を目的として『コミュラボ』を立ち上げビジネスコミュニケーションを研究。コミュニケーション能力が最速で身につくように開発されたオリジナルメソッドで、職場の人間関係を改善するなど、好評を得ている。