仕事が遅い人の特徴と改善方法５選｜効率良く仕事を進めるポイント

2023年05月15日 2023年12月19日新入社員向け、ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

新入社員育成専門の研修トレーナー太田章代です。

あなたは思うように仕事が進まず、いつも仕事が溜まっている状態ではありませんか？同じ仕事をしていても、仕事が速い人、遅い人がいますよね。当然仕事が速い人の方が業務がスムーズに進むため、周囲の人からの信頼も高くなります。

では、仕事が遅い人は何に原因があるのでしょうか。

ここでは、仕事が遅い人の特徴と、仕事を速く進めるための改善方法をご紹介します。ちょっとした工夫で業務効率が上がりますので、「自分は仕事が遅い」と感じている方は参考になさってください。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

1.目の前の仕事から取りかかってしまう

当てはまっていたら要注意！ □今日やるべき仕事を前日までに書き出していない □簡単そうな仕事から手をつけて、面倒な仕事が後回しになってしまう □期限を決めずに仕事をしている

無計画に目についた仕事から片付けていると、効率が悪くなり余計な時間がかかってしまいます。その結果、「提出期限に間に合わない」「いつも仕事が溜まっている」「やらないといけない仕事をうっかり忘れてしまう」など、問題が続出してしまいます。

【改善方法】

「何を」「どの順番で」「いつまでにする」を明確にして仕事を進めるようにします。仕事の準備は前日のうちに完了させておきましょう。

■やることリストの作成手順 1.明日するタスク（やるべき小さな単位の仕事）をリストアップする 2.優先順位をつける 3.いつまでに完了するのか時間を決める

やることリストを作成したら、予定通りに進むように仕事に取組みます。突発的な仕事が入ってきた場合は、すぐに取りかかるのではなく、優先順位を考えて取りかかるようにしましょう。

2.集中して仕事ができない

当てはまっていたら要注意！ □メールは連絡が来た都度、返信をしている □作業の途中でも、お願いされた新しい仕事に取りかかってしまうことがある □集中していても、周囲の人に話しかけられると話し込んでしまう事がある

ある仕事が溜まりがちな20代女性が「メールが届いているか気になって、30分に1回はメールを見てしまう癖がついている」と言っていました。仕事に集中しているときに作業を中断してメールを見てしまうと、再び集中するまでに時間がかかり作業効率が悪くなります。大人の集中力は平均４０分位と言われていますが、仕事が遅い人はあちこちに手をつけて集中している時間が短いのが特徴です。

【改善方法】

集中して仕事ができない人は、あえて集中できる環境をつくることが大切です。例えば、以下のような事があげられます。

・企画書を集中して作成したい場合は、周囲の人に話しかけられない環境で作成する・作業の完了時間を決めてタイマーをセットしておく・メールなどは、毎日11時と16時に見ると時間を決めておき、まとめて返信する

3.一人で考え過ぎてしまう

当てはまっていたら要注意！ □分からないことがあっても人に聞くのが苦手 □ミスが怖くて慎重になり過ぎることがある □自分一人の世界に入り、周りの状況が見えていない

分からないことがあると「こんな事聞いてもいいのかな？」「こんな事も分からないのかと思われないかな？」と、長時間一人で考え込んでしまう人がいます。一人で考え過ぎてしまうのは、仕事が遅くなる原因の一つです。周囲の人は、「相談してくれればいいのに」「何悩んでいるんだろう？」と心配して見ています。チームで仕事をしているため、自分のところで仕事を止めてしまうと、周りの人に迷惑がかかる事があることを心得ておきましょう。

【改善方法】

もちろん自分で考えてみることは大切です。しかし、長時間考えてしまうと仕事の効率が下がるため、以下のことに気をつけスピード感を持って仕事に取組みましょう。

・１０分考えても分からなければ質問をする・計画は１０分以内に立てるなど、作業時間を決めておく・視野を広くして、仕事の全体を見るようにする

4.こだわりが強い

当てはまっていたら要注意！ □はじめから１００点の完成度を目指して細かいところまで気になってしまう □時間を気にせずクオリティだけ追求しようとしている □依頼者の求めていることを理解せずに仕事をしている

こだわりを持つことは大切ですが、不必要なこだわりが強いと仕事が遅くなりがちです。例えば企画書の作成依頼を受けたとします。仕事の依頼者は企画の内容に力を入れて欲しいのに、自分は企画書のデザインにこだわり過ぎてしまい提出が遅くなってしまいました。このように、相手が求めていないことに時間をかけ過ぎるのは時間の無駄です。また「仕事は時間をかければ良いものができる」という感覚があると、仕事が遅くなりがちです。

【改善方法】

時間をかけて質の良いものをつくるより、素早く質の良いものを完成させる意識が必要です。こだわりが強くて仕事が遅くなる人は以下のことに気をつけましょう。

・８０％の完成度で提出し、そこから修正を入れていく・時間とクオリティのバランスを取る・依頼者が何を求めているか考えて仕事をする

目的を忘れて、作業の細かいところが気になり過ぎて提出が遅れては本末転倒です。

5.仕事を断ることができない

当てはまっていたら要注意！ □仕事を断ったら悪いと思っている □断ったら人間関係がギクシャクしそうで断れない □優しくて何でも引き受けてしまう

自分の仕事が溜まっているのに、人に仕事を頼まれたら引き受けてしまう人は、仕事をやってもやっても終わらない状況に陥り、仕事が遅くなる傾向にあります。実際にそんな場面を見たことがありますが「え？何で受けてしまうの？」と思ったものです。ご本人いわく「自分が残業をすればいいだけなので問題ありません」との事でした。その心意気は認めますが、仕事を円滑に進めるためには断ることも大切です。

【改善方法】

まず、自分がその仕事を受けたときに効率よく仕事ができるのか考えてみます。自分の現状を把握し、仕事を受けることができないと判断した上で仕事を断ることは、仕事のパフォーマンスを上げる上で大切なスキルです。また仕事を断るときには、相手に配慮した断り方を身につけておきましょう。

■人間関係が悪くならない断り方 1.仕事を依頼してくれたことに感謝する 2.今の自分の仕事の状況を伝えて断る 3.代替案を伝える

例／相手「今日中に〇〇をしてもらえませんか？」

〇〇のご依頼ありがとうございます。お受けしたいのですが、現在AとBという仕事を持っており、すぐに取りかかることが難しい状況です。申し訳ございません。明日の午後でしたら取りかかれますがいかがでしょうか。

まとめ

仕事が遅い人の特徴と、仕事が速くなる改善方法についてご紹介しました。仕事が速い人は視野が広く、仕事の全体像を把握しています。反対に仕事が遅い人は、視野が狭く、目の前の仕事しか見ていません。「仕事が遅い」と感じている人は、ぜひ参考になさってくださいね。

執筆者プロフィール

新人育成トレーナー アイキャリア株式会社太田章代: 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。プロフィール詳細

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