仕事で電話受けたときに、不在者に代わって取引先からの用件を伝達するために伝言メモを書くことがあります。その際に「メモを書くのに時間がかかってしまう」「正確に伝わらないことがある」などのお悩みはありませんか。
伝言が上手く伝わらないと、今後の関係性にも影響を及ぼす場合があるので、間違いなく担当者へ伝えたいものです。
ここでは電話で受けた伝言を、効率良く適切に担当者へ伝えることができる伝言メモの書き方についてご紹介します。
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伝言は文字にして伝える
電話を受けたときに担当者が不在だったり、電話に出られない場合は、本人に代わって伝言を承ることがあります。その場合には、伝え忘れないように必ずメモを取るようにします。また、担当者に伝言をする際に口頭だけでは伝わりづらい事もあるため、紙に書いたりメールやチャットで送るなど、文字で伝えるようにします。
伝言メモの『取り方』のポイント
それでは、伝言メモを取るときに意識したいポイントを3つみていきましょう。
電話専用メモノートを準備
受話のベルが鳴ったら利き手にペンを持ち、反対の手で受話器を取り、いつでもメモが書けるようにしておきます。また、電話専用のメモノートを用意しておくと、後から見返すこともできるため便利です。メモを取るときはキレイな文字でなくてもいいので自分が読める文字で書き、メモを活かせるようにしましょう。
相手の名前と連絡先は一番重要
電話に出たら用件を伺う前に、相手が「〇〇会社の△△です」と会社名、個人名を名乗ります。相手が誰なのか聞き間違があると、担当者に伝言しても「そんな会社知らない」と言われトラブルになる可能性があるため、確実にメモを取ります。名前が聞こえない場合や、聞き取りづらいところがあった場合は、あやふやにせずに「恐れ入りますが、もう一度御社のお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認します。
また、こちらから電話をする事になった場合、連絡先がわからないと担当者が困ってしまいます。「念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか」と連絡先を確認するようにしましょう。
用件はキーワードだけ押さえて書く
相手の話していることを一語一句メモする事は不可能です。そこで、キーワードのみメモをするようにします。
例えば「先日、佐藤さんがパソコンを納品に来てくれたのですが、そのパソコンについて教えて欲しいことがあります。なるべく早く教えて欲しいので、明日か明後日の午前10時にこちらにお越しいただきたいと思っています。日程が可能かどうか、佐藤さんからご連絡をいただけますか」と伝言を受けたとします。その場合、メモには「納品パソコンについて教えて、明日、明後日、10時、来て欲しい、こちらから電話」のように要点のみメモします。
良く出てくる言葉や商品名は、自分だけわかるように暗号をつくっておくと効率的にメモを取ることができます。例『配送希望⇒はい、電話を欲しい⇒Ｔ、ノート型パソコン⇒ノ』など
電話の最後は、洩れや間違いをなくすために、メモをした用件を復唱して確認をするようにしましょう。
伝言メモの書き方のポイント
続いて、伝言メモの書き方のポイントを3つみていきましょう。
必要な情報を箇条書きにする
電話の伝言メモを作成し、電話の受付日時、相手の企業名・名前、今後の対応、受付者名前などを箇条書きにします。会社で伝言メモのテンプレートがない場合は、つくることをお勧めします。伝言メモを書く側の人は、洩れなく時間を短縮してメモを書く事ができ、伝言メモを見る側の担当者にとっても、用件がわかりやすくなります。
メールやチャットで伝言をする場合もテンプレートを保存する
ペーパーレスで、紙ではなくメールやチャットで伝言メッセージを送っている企業も増えてきています。メールやチャットで伝言する場合も、紙で伝えるときと同じで箇条書きにして伝えます。そこで、伝言に必要な事項をテンプレートにして保存し、そこに書き込んでいくと伝え洩れを防ぎ時間短縮にもなります。
伝言メモはわかりやすい場所にテープで貼る
伝言メモを担当者の机の上にそのまま置いてしまうと、書類に埋まってメモを見るタイミングが遅くなってしまったり、紛失してしまう恐れがあります。電話の受話器など、すぐに目につく場所にテープで貼るなど、見てもらえる工夫をしましょう。また担当者から「伝言メモを見ました」と報告がない場合は、自ら担当者に見たかどうか確認をして、責任を持って確実に伝えるようにします。
伝言メモの注意ポイント
伝言メモは「報告」としても大切な役目を担っています。コミュニケーションの一つとして注意したいポイントを2つみていきましょう。
携帯電話の留守電にメッセージを入れた場合もメモで伝える
外出している担当者の携帯電話の留守電に、伝言メッセージを残したからといって伝言完了ではありません。担当者が留守電を聞き、用件を把握したことを確認できたら伝言完了です。念のため、留守電に入れた内容を伝言メモで机に貼っておくことで、伝え忘れをなくします。
用件がない場合も、電話があったことをメモにして伝える
担当者が不在と伝えたときに「では、またお電話します」と取引先から言われる場合があります。その場合は、「〇〇様からお電話がありました」と伝言を残すようにします。担当者は電話があった報告を受けることにより、次に取引先と電話をする際に「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました」など、気遣いの言葉を伝えることができます。
まとめ
伝言メモの取り方のポイント
・電話専用メモノートを準備
・相手の名前と連絡先は一番重要
・用件はキーワードだけ押さえて書く
伝言メモの書き方のポイント
・必要な情報を箇条書きにする
・メールやチャットで伝言をする場合もテンプレートを保存する
・伝言メモはわかりやすい場所にテープで貼る
伝言メモの注意ポイント
・携帯電話の留守電にメッセージを入れた場合もメモで伝える
・用件がない場合も、電話があったことをメモにして伝える
相手から伝言された用件を、正確にスムーズに伝達できるようにしていきましょう。
