【例文有り】初めての相手へメールを送るビジネスマナー
2021年07月08日 2023年10月27日 ビジネスマナー
仕事で初めての相手にメールを送るときは、件名や挨拶ひとつで印象が大きく変わります。メールは文字だけのコミュニケーションですので、冷たく感じさせたり、失礼にならない文章を書くことが重要です。
これよりは、今後の取引にプラスになるような、『初めてメール』のビジネスマナーをご紹介します。
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『件名』は用件＋送信者名
相手は毎日たくさんのメールを受け取るということを念頭に置き、件名を見て一目でどんな内容のメールかわかるようにします。簡潔に分かりやすく、無駄に長い文章にならないようにします。また初めてメールをする場合は、誰から届いたメールなのか分かるように、自分の会社名・氏名を件名の最後につけておくと親切です。■件名の例／
NG:面談の御礼 NG:初めまして。□□（会社名）の××（氏名）です 一応OK:本日〇〇についてお時間をいただいた御礼【□□（会社名）の××（氏名）】 OK:面談の御礼【□□（会社名）の××（氏名）】 OK:担当変更のご挨拶【□□（会社名）の××（氏名）】『宛名』は正式に書く
初めて送るメールはとにかく丁寧に文章を書くことをおすすめします。もしかしたら相手はビジネスマナーに厳しい方かもしれません。失礼がないように宛名は正式に書くようします。■宛名の例／
NG:〇〇（株）△△様 →（株）と略すのは失礼です。OK:〇〇株式会社 業務部 統括本部長 △△△△様 →会社名＋部署名＋役職＋氏名を書きます。
『書き出しの挨拶文』に「はじめまして」は使わない
初めての相手にメールするときには、「はじめまして」を使いたくなると思います。しかし「はじめまして」はビジネスでは軽く感じられてしまうので使わない方が無難です。・初めてご連絡を差し上げます。 ・突然のメールで失礼いたします。 ・突然のご連絡失礼いたします。
を使うことをおすすめします。 また、挨拶後に自己紹介をして誰からのメールなのか、わかるようにします。
「お世話になっております」はビジネスで面識がある方、取引がある方に使います。担当者が変更になり、挨拶に伺った後に御礼のメールをする場合は、初めてのメールですが「お世話になっております」で問題ありません。
■以前から会社と取引がある場合例／
いつもお世話になっております。 □□会社で営業を担当しております××と申します。この度、前任の〇〇に代わり貴社の担当になりましたため、 ご挨拶の連絡をいたしました。
■面識がある人の場合例／
初めてご連絡を差し上げます。本日、営業研修会で名刺交換をさせていただきました、 □□会社の××と申します。
この度は貴重なご縁をいただきまして 誠にありがとうございました。
■面識がない人の場合
突然のメール失礼いたします。 私、□□会社の××と申します。この度、〇〇会社△△様からご紹介いただき、 ご連絡をいたしました。
【例文１】担当者変更の挨拶メール
いつもお世話になっております。 □□会社で営業を担当しております××と申します。
この度、前任の〇〇に代わり貴社の担当になりましたため、 ご挨拶の連絡をいたしました。
この４月に着任したばかりで、至らないこともあると存じますが、 貴社のお役に立てるように努めて参ります。
前任者同様、ご指導賜りますようお願い申し上げます。
またご挨拶に伺いたく存じますので、 改めてご連絡を差し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------- 署名
【例文２】名刺交換をした後の御礼メール
初めてご連絡を差し上げます。
本日、営業研修会で名刺交換をさせていただきました、 □□会社の××と申します。
この度は貴重なご縁をいただきまして 誠にありがとうございました。
貴社の取り組みなどお話をしていただき、大変勉強になりました。
全国展開をされている貴社が、地域貢献のために 植樹をされているお話が心に残り、弊社も地域貢献を 意識して活動したいと思いました。
またお目にかかれることを心待ちにしております。
まずはメールにて恐縮ですが、名刺交換の御礼を申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------- 署名
【例文３】紹介された相手へ送る挨拶メール
突然のメール失礼いたします。 私、□□会社の××と申します。
この度、◎◎会社◇◇様からご紹介いただき、 ご連絡をいたしました。
現在、営業研修の開催を考えていらっしゃると伺いました。
弊社では、お客様にニーズに合わせたオリジナル営業研修を しておりますので、お役に立てるかと存じます。
詳しい研修内容に関してご紹介をさせていただきたいので、 お時間をいただけませんでしょうか。
ご多用のところ恐縮ですが、ご検討いただけると幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------- 署名
まとめ
初めての相手にメールを送るときの気遣いポイントです。・『件名』は用件＋送信者名
面談の御礼【□□（会社名）の××（氏名）】 上記のように、用件は簡潔に伝えその後に自分の会社名・氏名を入れる・『宛名』は正式に書く
会社名＋部署名＋役職＋氏名を書きます。・『書き出しの挨拶文』に「はじめまして」は使わない
「はじめまして」は軽い感じがするのでビジネスでは使わない方が無難です。・初めてご連絡を差し上げます。 ・突然のメールで失礼いたします。 ・突然のご連絡失礼いたします。
を使うことをおすすめします。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細
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