太田章代
太田章代
執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

仕事では、相手と初対面のときに名刺交換をします。営業職や取引先と接する仕事をしている場合は、スマートな名刺交換が相手に好印象を与えます。

これよりは、名刺交換の基本と、心構え、NGな行動についてご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

1.基本的な名刺交換の流れ

①準備(すぐに取り出せるように準備)

名刺交換写真1
・相手が入室したら、すぐ立ち上がって名刺交換ができるように準備しておきます。あらかじめ名刺入れと、取り出した名刺を重ねて持っておきます。
・相手が複数の場合は、人数と同じ枚数を用意しておきます。

②差し出す(文字やロゴに指がかからないように持つ)

名刺交換写真2
・名刺交換は、立ち上がって行う
・相手側の向きにして、右手で持って左手は軽く添える
・自分の胸のあたりに持って構える
・目下から目上に「○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします」と言って出す
・相手の名刺入れに向けて渡す(名刺の向きは相手が字を読める向き)

③受け取る(名刺は胸のあたりの高さで持つ)

名刺交換写真3
・自分の名刺入れをクッションにして受け取る
・右手で差し出しつつ、左手で受け取る。受け取ったら右手を添える
・「□□様、頂戴いたします。」と言って受け取る
・相手の会社名や名前の読み方を確認し、分からなければその場で聞く

④テーブルに置く(名刺入れを座布団代わりにする)

名刺交換写真4
・名刺はしまわず、テーブルの右側に置いた名刺入れの上に乗せる
・テーブルがない場合、両手で大切に取扱い一礼してからしまう
・立ったまま話しをする場合、名刺はしまわずに話す

⑤しまう

・退出する際、周りのタイミングに合わせて名刺入れにしまう
・名刺を胸のポケットや財布にしまうのはタブーです

2.名刺交換のポイント

・雑談をする
時間があれば、相手の名前や部署などを話題に、20秒ほど雑談をして相手との距離を縮めましょう

・相手に興味を持つ
名刺は裏の情報まで見て、相手のことに興味を持ちましょう

・目の前の人を大切にする
名刺ばかり見ずに、目の前の人を大切にしてアイコンタクトをとりながら名刺交換をしましょう

3.名刺交換の心構え

①名刺は相手の顔

名刺はただの紙ではなく、「相手の顔」であると考えて大切に扱うようにします。自分の名刺も自分の顔と考え、汚れたり、折れた名刺は渡さないようにしましょう。

②名刺は切らさない

名刺は余分に持ち歩き、切らさないように気をつけます。うっかり切らしてしまった場合は、「大変申し訳ございません。只今名刺を切らしております。後日改めてごあいさつさせていただきます。」と謝罪をし、自分の会社名・名前を口頭で伝えてから、相手の名刺を受け取ります。

③うっかり名刺を忘れたら

「名刺を忘れた」というと印象が悪いため「名刺を切らした」と伝えます。「申し訳ございません。本日名刺を切らしております。」と謝罪して、後日改めてお持ちするか、手紙をつけて郵送します。

④名刺は会社の財産

名刺は個人の持ち物ではなく、今後取引が生まれるかもしれない貴重な会社の財産です。受け取った名刺は帰社後すぐに整理するように心がけましょう。あいうえお順または、「お得意様」「協力会社」「関連業者」など分類しておくと後で探しやすく便利です。

⑤名刺交換でのNG行動

× 相手の名刺にメモを書き込む
× テーブル越しに名刺を交換する
× 面談中、名刺をいじる
× 名刺を財布や胸のポケットにしまう
× 通常、名刺交換は社外の方と行います(社内では交換しない)

まとめ

名刺交換の基本についてお伝えいたしました。まずは基本をしっかりと押さえ、笑顔で名刺交換をすることで相手に好印象を与えることができます。自信を持って実践してみてくださいね。

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