仕事をしていく上で、名刺交換をする機会はたくさんあると思います。特に営業の方や取引先の方と直接お会いする方がスマートな名刺交換ができると相手に好印象を与えることができます。今回は、名刺交換の基本を順番に解説した後に、心構えやNGな行動についてもお伝えして参ります。

1.基本的な名刺交換の流れ

①準備(スマートに名刺交換ができるように)

名刺交換写真1
・すぐ立ち上がって名刺交換できるように、あらかじめ名刺入れと取り出した名刺を重ねて持ち、準備しておきます。
・相手が複数の場合は、人数と同じ枚数を用意しておく。

②差し出す(文字やロゴに指がかからないように持つ)

名刺交換写真2
・立ち上がって行う
・相手側の向きにして、右手で持って左手は軽く添える
・自分の胸のあたりに持って構える
・目下から目上に「○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします」と言って出す
・相手の名刺入れに向けて渡す(名刺の向きは相手が字を読める向き)

③受け取る(名刺は胸のあたりの高さで持つ)

名刺交換写真3
・自分の名刺入れをクッションにして受け取る
・右手で差し出しつつ、左手で受け取る。受け取ったら右手を添える
・「□□様、頂戴いたします。」と言って受け取る
・相手の会社名や名前の読み方を確認し、分からなければその場で聞く

④テーブルに置く(名刺入れを座布団代わりにする)

名刺交換写真4
・名刺はしまわず、テーブルの右側に置いた名刺入れの上に乗せる
・テーブルがない場合、両手で大切に取扱い一礼してからしまう
・立ったまま話しをする場合、名刺はしまわずに話す

⑤しまう

・退出する際、周りのタイミングに合わせて名刺入れにしまう
・名刺を胸のポケットや財布にしまうのはタブーです

2.名刺交換のポイント

・時間があれば、相手の名前や部署などを話題に、20秒ほど雑談をして相手との距離を縮めましょう
・名刺は裏まで拝見して、相手のことに興味を持ちましょう
・名刺ばかり見ずに、目の前の人を大切にしてアイコンタクトをとりながら交換しましょう

3.名刺交換の心構え

①名刺は相手の顔

名刺はただの紙ではなく、「相手の顔」であると考えて大切に扱う。自分の 名刺も自分の顔と考え、汚れや折れた名刺は渡さないようにする。

②名刺は切らさない

名刺は余分に持ち歩き、切らさないように気をつけます。うっかり切らしてしまった場合は、「大変申し訳ございません。只今名刺を切らしております。後日改めてごあいさつさせていただきます。」と謝罪をし、相手の名刺を受け取る。

③うっかり名刺を忘れたら

謝罪して、後日改めてお持ちするか、手紙をつけて郵送する。

④名刺は会社の財産

名刺は個人の持ち物ではなく、今後取引が生まれるかもしれない貴重な会社の財産です。受け取った名刺は帰社後すぐに整理するように心がけましょう。あいうえお順または、「お得意様」「協力会社」「関連業者」など分類しておくと便利です。

⑤やってはいけないこと

× 相手の名刺にメモを書き込む
× テーブル越しに名刺を交換する
× 面談中、名刺をいじる
× 名刺を財布や胸のポケットにしまう
× 通常、名刺交換は社外の方と行います(社内では交換しない)

今回は名刺交換の基本についてお伝えいたしました。名刺交換は特に特別なことをする必要はありません。まずは基本をしっかりと押さえた名刺交換をすることで相手に好印象を与えることができますので、是非現場で実践してみてください。

アイキャリア太田章代アイキャリア株式会社 代表取締役 太田章代
人材育成コンサルタント、講演家

企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、1,600回以上登壇。分かりやすく、すぐに実践できる内容が好評で、職場のコミュニケーション改善などで実績を出している。