太田章代
太田章代
執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

ビジネスメールの文章を書く時に「これで、わかりやすく伝わっているだろうか」と不安になる事はありませんか。

ビジネスでは、読み手が負担なく読めるようにメールを書くことが求められています。ここでは、相手が読んですぐに理解できるメールの書き方についてご紹介します。

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太田章代
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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

読みやすいメールは相手への思いやり

人によっては毎日数十件のメールを読んで返信しています。忙しい読み手のことを考えて、読みやすく、すぐに何がいいたいのか分かるメールを書く事は、メールコミュニケーションにおいて重要な事です。

こんな風にお伝えすると、メールは難しいものだと思ってしまうかもしれません。しかし、メールには「絶対にこうしなければならない」という規定はありません。普段使わないような難しい言葉を使おうと意識するよりも、相手の立場に立ってメールを書く事に意識を向けることが大切です。

メールの文章ひとつで「仕事ができる人」「仕事ができない人」と印象を決めることになるため要注意です。読み手に配慮したメールの書き方の、3つのポイントを押さえておきましょう。

1.パッと見「読みやすそう!」と思えるレイアウト

一文が長く、行間がギッシリ詰まった文章は、読む気が失せてしまいます。文章の見栄えが悪いと、読みにくいと感じるだけでなく、読み手の理解度も低下してしまいます。自分の言いたいことが伝わらなければ、仕事も円滑に進みません。

読みやすいレイアウトのポイント

・1行の文字数は30文字以内で改行する
・文章のまとまりごとに1行空ける
・文章のまとまりは3行以内にする

読みにくいメール文章例

先日は研修会において、熱心なご講演をいただき誠にありがとうございました。おかげさまで、参加者からは「今日から実践してみます」など喜びの声がたくさん届いております。弊社部長の飯田も、「一方的に押しつけるのではなく、参加者の反応を見ながら講演をしていただき、大変有意義な時間でした」と申しておりました。素晴らしい講演をしていただき、設営担当者一同、感謝申し上げます。

読みやすいメール文章例

先日は研修会において、熱心なご講演をいただき
誠にありがとうございました。

おかげさまで、参加者からは「今日から実践してみます」など
喜びの声がたくさん届いております。

弊社部長の飯田も「一方的に押しつけるのではなく参加者の反応を
見ながら講演をしていただき、大変有意義な時間でした」
と申しておりました。

素晴らしい講演をしていただき設営担当者一同、感謝申し上げます。

読みやすいメールは、文字と行間のバランスが整っています。メールも人と同じで、パット見の印象は大切です。「見た目」で読みやすいと思ってもらえるようにレイアウトしましょう。

2.「目的」を最初に書く

メールを送るときには、メールを送る「目的」があります。その目的を本文の最初に伝えることで、読み手が内容を推測できるので、理解しやすくなります。本文の最初に、短く簡潔に目的を伝えましょう。

目的の具体的な例

「3月の訪問日程の件で、ご相談でございます」
「新製品の発売日について、ご案内いたします」
「明日の打合せの件で、確認したいことがございます」
「アンケートの結果がまとまりましたので、ご報告いたします」
「プレゼン資料について、お尋ねしたいことが3点ございます」

この「目的」は、「件名」とリンクしてきます。件名は、一目でメールの内容がわかるように書きますが、本文の最初にも入れるとより分かりやすくなります。

「件名」と「目的」をリンクさせる例

件名: 3月訪問日程のご相談

日本商事株式会社
伊藤様

いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。

早速ですが、3月の訪問日程についてご相談でございます。

ご依頼いただきました、提案書が完成しましたので
ご覧いただきたく存じます。

つきましては、3月初旬にお時間をいただけないでしょうか。
恐れ入りますが、ご都合の良い日時をご教示くださいませ。

何卒よろしくお願い申し上げます。

3.箇条書きを活用する

ビジネスでは、簡潔にわかりやすいメール文章を書くことが基本です。しかし、急に文章力をアップさせることは難しいものです。そこで有効な手段が「箇条書き」を活用することです。

箇条書きをすることで、言いたいことを明確に伝えることができます。

また、読み手にとっても、読みやすく理解がしやすいというメリットがあります。
箇条書きを使った例をあげていきます。

【例1】伝わりづらいメール文章

日本商事株式会社
伊藤様

いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。

12月1日(水)のビジネスメール研修の件で、
お尋ねしたいことがあります。

ホワイトボードをご用意いただくことは可能でしょうか。

また、席順は4人グループを作っていただきたいのですが、
問題ないでしょうか。

アンケートに関しては、後日回収をするという事でよろしいですか。

恐れ入りますが、お返事お待ちしております。

【例1】箇条書きを活用した伝わるメール文章

日本商事株式会社
伊藤様

いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。

12月1日(水)のビジネスメール研修の件で、
お尋ねしたい事が3点あります。

1.ホワイトボードをご用意いただくことは可能でしょうか。

2.席順は4人グループを作っていただきたいのですが、
問題ないでしょうか。

3.アンケートに関しては、後日回収をするという事で
よろしいですか。

恐れ入りますが、お返事お待ちしております。

【例2】伝わりづらいメール文章

日本商事株式会社
伊藤様

いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。

来月の合同会議の、ご案内をいたします。

10月27日(火)、弊社の3階会議室で会議を
開催いたします。時間は15時~17時です。

筆記用具と前回配付した商品パンフレットをお持ちください。

また、今回の会議では商品パンフレットを改善して販促力を
高めることと目的としますので、改善点をお聞かせください。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

何卒よろしくお願い申し上げます。

【例2】箇条書きを活用した伝わるメール文章

日本商事株式会社
伊藤様

いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。

来月の合同会議の、ご案内をいたします。

日時: 10月27日(火)15時~17時(2時間)
場所: 弊社3階会議室
持ち物:筆記用具、前回配付した商品パンフレット
議題: 商品パンフレットを改善して、販促力を高める
その他:商品パンフレットの改善点をお考えの上、ご参加ください

ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

何卒よろしくお願い申し上げます。

まとめ

ビジネスメールは、読み手に意図が伝わることが大切です。読み手が一回読んですんなり理解できるような、読みやすいメールを送るようにしましょう。


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