読みやすいメールの3大原則【ビジネスメール】

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

ビジネスメールの文章を書く時に「これで、わかりやすく伝わっているだろうか」と不安になる事はありませんか。

ビジネスでは、読み手が負担なく読めるようにメールを書くことが求められています。ここでは、相手が読んですぐに理解できるメールの書き方についてご紹介します。

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読みやすいメールは相手への思いやり

人によっては毎日数十件のメールを読んで返信しています。忙しい読み手のことを考えて、読みやすく、すぐに何がいいたいのか分かるメールを書く事は、メールコミュニケーションにおいて重要な事です。

こんな風にお伝えすると、メールは難しいものだと思ってしまうかもしれません。しかし、メールには「絶対にこうしなければならない」という規定はありません。普段使わないような難しい言葉を使おうと意識するよりも、相手の立場に立ってメールを書く事に意識を向けることが大切です。

メールの文章ひとつで「仕事ができる人」「仕事ができない人」と印象を決めることになるため要注意です。読み手に配慮したメールの書き方の、３つのポイントを押さえておきましょう。

1.パッと見「読みやすそう！」と思えるレイアウト

一文が長く、行間がギッシリ詰まった文章は、読む気が失せてしまいます。文章の見栄えが悪いと、読みにくいと感じるだけでなく、読み手の理解度も低下してしまいます。自分の言いたいことが伝わらなければ、仕事も円滑に進みません。

読みやすいレイアウトのポイント

・1行の文字数は30文字以内で改行する ・文章のまとまりごとに1行空ける ・文章のまとまりは3行以内にする

読みにくいメール文章例

読みやすいメール文章例

読みやすいメールは、文字と行間のバランスが整っています。メールも人と同じで、パット見の印象は大切です。「見た目」で読みやすいと思ってもらえるようにレイアウトしましょう。

２.「目的」を最初に書く

メールを送るときには、メールを送る「目的」があります。その目的を本文の最初に伝えることで、読み手が内容を推測できるので、理解しやすくなります。本文の最初に、短く簡潔に目的を伝えましょう。

目的の具体的な例

「3月の訪問日程の件で、ご相談でございます」 「新製品の発売日について、ご案内いたします」 「明日の打合せの件で、確認したいことがございます」 「アンケートの結果がまとまりましたので、ご報告いたします」 「プレゼン資料について、お尋ねしたいことが3点ございます」

この「目的」は、「件名」とリンクしてきます。件名は、一目でメールの内容がわかるように書きますが、本文の最初にも入れるとより分かりやすくなります。

「件名」と「目的」をリンクさせる例

３.箇条書きを活用する

ビジネスでは、簡潔にわかりやすいメール文章を書くことが基本です。しかし、急に文章力をアップさせることは難しいものです。そこで有効な手段が「箇条書き」を活用することです。

箇条書きをすることで、言いたいことを明確に伝えることができます。

また、読み手にとっても、読みやすく理解がしやすいというメリットがあります。 箇条書きを使った例をあげていきます。

【例１】伝わりづらいメール文章

【例１】箇条書きを活用した伝わるメール文章

【例２】伝わりづらいメール文章

【例２】箇条書きを活用した伝わるメール文章

まとめ

ビジネスメールは、読み手に意図が伝わることが大切です。読み手が一回読んですんなり理解できるような、読みやすいメールを送るようにしましょう。

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執筆者プロフィール

新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代

企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細

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