ビジネスメールの文章を書く時に「これで、わかりやすく伝わっているだろうか」と不安になる事はありませんか。
ビジネスでは、読み手が負担なく読めるようにメールを書くことが求められています。ここでは、相手が読んですぐに理解できるメールの書き方についてご紹介します。
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読みやすいメールは相手への思いやり
人によっては毎日数十件のメールを読んで返信しています。忙しい読み手のことを考えて、読みやすく、すぐに何がいいたいのか分かるメールを書く事は、メールコミュニケーションにおいて重要な事です。
こんな風にお伝えすると、メールは難しいものだと思ってしまうかもしれません。しかし、メールには「絶対にこうしなければならない」という規定はありません。普段使わないような難しい言葉を使おうと意識するよりも、相手の立場に立ってメールを書く事に意識を向けることが大切です。
メールの文章ひとつで「仕事ができる人」「仕事ができない人」と印象を決めることになるため要注意です。読み手に配慮したメールの書き方の、３つのポイントを押さえておきましょう。
1.パッと見「読みやすそう！」と思えるレイアウト
一文が長く、行間がギッシリ詰まった文章は、読む気が失せてしまいます。文章の見栄えが悪いと、読みにくいと感じるだけでなく、読み手の理解度も低下してしまいます。自分の言いたいことが伝わらなければ、仕事も円滑に進みません。
読みやすいレイアウトのポイント
・1行の文字数は30文字以内で改行する
・文章のまとまりごとに1行空ける
・文章のまとまりは3行以内にする
読みにくいメール文章例
読みやすいメール文章例
誠にありがとうございました。
おかげさまで、参加者からは「今日から実践してみます」など
喜びの声がたくさん届いております。
弊社部長の飯田も「一方的に押しつけるのではなく参加者の反応を
見ながら講演をしていただき、大変有意義な時間でした」
と申しておりました。
素晴らしい講演をしていただき設営担当者一同、感謝申し上げます。
読みやすいメールは、文字と行間のバランスが整っています。メールも人と同じで、パット見の印象は大切です。「見た目」で読みやすいと思ってもらえるようにレイアウトしましょう。
２.「目的」を最初に書く
メールを送るときには、メールを送る「目的」があります。その目的を本文の最初に伝えることで、読み手が内容を推測できるので、理解しやすくなります。本文の最初に、短く簡潔に目的を伝えましょう。
目的の具体的な例
「3月の訪問日程の件で、ご相談でございます」
「新製品の発売日について、ご案内いたします」
「明日の打合せの件で、確認したいことがございます」
「アンケートの結果がまとまりましたので、ご報告いたします」
「プレゼン資料について、お尋ねしたいことが3点ございます」
この「目的」は、「件名」とリンクしてきます。件名は、一目でメールの内容がわかるように書きますが、本文の最初にも入れるとより分かりやすくなります。
「件名」と「目的」をリンクさせる例
日本商事株式会社
伊藤様
いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。
早速ですが、3月の訪問日程についてご相談でございます。
ご依頼いただきました、提案書が完成しましたので
ご覧いただきたく存じます。
つきましては、3月初旬にお時間をいただけないでしょうか。
恐れ入りますが、ご都合の良い日時をご教示くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。
３.箇条書きを活用する
ビジネスでは、簡潔にわかりやすいメール文章を書くことが基本です。しかし、急に文章力をアップさせることは難しいものです。そこで有効な手段が「箇条書き」を活用することです。
箇条書きをすることで、言いたいことを明確に伝えることができます。
また、読み手にとっても、読みやすく理解がしやすいというメリットがあります。
箇条書きを使った例をあげていきます。
【例１】伝わりづらいメール文章
伊藤様
いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。
12月1日（水）のビジネスメール研修の件で、
お尋ねしたいことがあります。
ホワイトボードをご用意いただくことは可能でしょうか。
また、席順は4人グループを作っていただきたいのですが、
問題ないでしょうか。
アンケートに関しては、後日回収をするという事でよろしいですか。
恐れ入りますが、お返事お待ちしております。
【例１】箇条書きを活用した伝わるメール文章
伊藤様
いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。
12月1日（水）のビジネスメール研修の件で、
お尋ねしたい事が3点あります。
１.ホワイトボードをご用意いただくことは可能でしょうか。
２.席順は4人グループを作っていただきたいのですが、
問題ないでしょうか。
３.アンケートに関しては、後日回収をするという事で
よろしいですか。
恐れ入りますが、お返事お待ちしております。
【例２】伝わりづらいメール文章
伊藤様
いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。
来月の合同会議の、ご案内をいたします。
10月27日（火）、弊社の3階会議室で会議を
開催いたします。時間は15時～17時です。
筆記用具と前回配付した商品パンフレットをお持ちください。
また、今回の会議では商品パンフレットを改善して販促力を
高めることと目的としますので、改善点をお聞かせください。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【例２】箇条書きを活用した伝わるメール文章
伊藤様
いつもお世話になっております。
アイキャリアの太田でございます。
来月の合同会議の、ご案内をいたします。
日時： 10月27日（火）15時～17時（2時間）
場所： 弊社3階会議室
持ち物：筆記用具、前回配付した商品パンフレット
議題： 商品パンフレットを改善して、販促力を高める
その他：商品パンフレットの改善点をお考えの上、ご参加ください
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
ビジネスメールは、読み手に意図が伝わることが大切です。読み手が一回読んですんなり理解できるような、読みやすいメールを送るようにしましょう。
