AKIYO先生
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代

仕事で初めてお会いする方と名刺交換をするときに、名刺を切らしてしまっていたり、同じ人に2回名刺を渡してしまって相手から「以前、いただきましたよ」と指摘されて『わっ。まずい』と思った経験はありませんか。

私はビジネスマナー研修で名刺交換の仕方をお伝えしていますが、こんなピンチの時の対応法をご質問いただく事があります。

「申し訳ございません」と謝れば表面上は済むかもしれませんが、相手は不快な思いをしていることに変わりありません。しっかりリカバリーをして、ピンチをチャンスにしていく方法をお伝えします。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

①名刺を切らしてしまった

仕事において、名刺を切らすのは致命的です。相手を軽く見ていると受け取られて悪い印象を持たれます。特に営業先に行って名刺を渡すことができなければ、第一印象が悪く仕事に繋がる確率はかなり下がります。

日頃から名刺を十分用意しておくのはもちろんの事ですが、名刺入れをうっかり忘れてしまったという事もありますよね。万が一のために、いつも必ず持ち歩くお財布や手帳などに数枚いれておくと安心です。

名刺を切らして渡せない場合は「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしております。次回お持ちさせていただきます。」とお伝えします。再訪問したら「先日は名刺をお渡しできずに失礼いたしました。今後とも、よろしくお願いいたします」と一言添えて名刺を渡すようにしましょう。再度訪問できない場合は「後日お送りさせていただきます」と言って、翌日までには、簡単な手書きのお手紙をつけてお送りしましょう。ミスをしたときは、とにかく早く対応する事が重要です。

私の経験談です。ある会のビジネスシーンで二人の女性に名刺をお渡ししましたが、お二人とも名刺を持っていませんでした。後日、一人の女性は「先日は名刺をお渡しできずに失礼しました」と言って名刺をくださいました。一人の女性は顔を合わせても何も言ってきませんでした。それからの、二人の女性の印象は全然違うものになったのは言うまでもありません。

いづれにしても、名刺をいただいたのに渡さないのが失礼です。相手は「いいですよ」と言っていても、名刺を渡してくれなかった事は案外覚えているものです。謝罪するだけではなく、後日お渡しすることによりリカバリーしていきましょう。

AKIYO先生
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名刺を切らした場合は、後日お持ちする又はお送りする。その場合なるべく期間を空けずに早急に対応するようにしましょう。

②同じ人に2回名刺を渡してしまった

社会人として沢山の人と名刺交換をしていると、同じ人に2回名刺を渡してしまい「以前、いただきましたよ」と指摘された事がある人は多いのではないでしょうか。こんなとき相手は笑顔で言っていても『自分の事を忘れているのか』と不快な思いをしています。

一度で相手の顔を覚えるのが一番ですが、それができたらこんなミスしませんよね。私も営業時代にご指摘をいただいた事があり、本当に申し訳ない気持ちです。同じ人に2回名刺を渡してしまった時、相手の心情を考えてどのように対応すれば良いか考えてみました。マナーは形ではなく、相手を不快にさせないための心配りですので、絶対こうだという答えはありません。自分だったら、こう言ってもらえるといいなという言葉を選んでみてください。

NGの例

「申し訳ございません。忘れていました」

⇒忘れていたから2回渡してしまったのは紛れもない事実です。しかし、正直にそれを言ってしまうと相手により不快な思いをさせてしまいます。

OKの例

「失礼いたしました。〇〇様。以前名刺交換させていただきましたね」

⇒ご指摘を受けて本当に思い出す事もあります。思い出さなくても、相手が嫌な思いをしないように言葉を選びましょう。

「申し訳ございません」と謝られてしまうと、相手は忘れられたと寂しい思いをしてしまう可能性があります。また「申し訳ございません」はクレームなどのお詫びに使う言葉なので、この場合は重くなり過ぎです。「失礼いたしました」は相手に対して礼儀を欠いた事に対して使用される言葉なので、「以前、名刺をいただきましたよ」の返しには適切です。

「役職が代わったので再度お渡ししてもよろしいでしょうか」

⇒名刺のデザインが変わった、支店が追加された等、何か変更があった場合は2回渡しても失礼ではありませんので結び付けてお渡しします。

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その場にあった適切な言葉を選び、できる限り相手が不快な思いをしないよう配慮しましょう。

まとめ

名刺交換は第一印象を左右する大事な場面です。名刺を切らして渡せなかったり、2回同じ人に渡してしまうことはマイナスの印象しか生みません。十分気をつけると共に、してしまった時の対応で今後の人間関係が変わります。仕事が円滑に進むためにも、ピンチをチャンスにする方法を身につけておきましょう。

アイキャリア太田章代アイキャリア株式会社 代表取締役 太田章代
ビジネスコミュニケーション専門家、講演家

企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、1,700回以上(2020年現在)登壇。ビジネスコミュニケーションを研究し、職場の上司と部下の人間関係を改善するなど評価を得ている。
著書:引寄せ営業の法則、気がつけば誰からも好かれる人になっている3の法則
YouTubeチャンネル:研修トレーナーAKIYO先生【太田章代のビジネスコミュニケーション術】