日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

ビジネスでは取引先から支払期日を過ぎても振込がなかったり、残金不足で引落しができないケースがあります。

入金が確認できない場合は、入金の催促の連絡をしますが、伝え方を間違えると相手を怒らせてしまう可能性もあります。特にお金のことはデリケートな問題なので、催促電話の中でも最上級の気遣いを感じる伝え方をしなくてはなりません。

これよりは関係がこじれない入金催促電話のコツをお伝えします。

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太田章代
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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

入金がない理由は?

期日までに入金がない理由は、以下のことが考えられます。

・先方の請求書紛失
・先方の支払い忘れ
・先方の資金不足
・当方の請求書の送り忘れ
・当方の請求書内容に誤りがある

など様々あります。以前、私がお客様に入金催促のお電話をところ「まだ稟議が通っていなくて支払えません」と言われたことがあります。

稟議を通さずに発注することなどないと思っていましたから驚きましたが、理由は色々ありますね。いずれにせよ、サービスや商品を提供しているに関わらず、代金が支払われていない状況ですので早急に対応する必要があります。

相手に確認する前に自社の確認

未入金が発生した場合に、まず確認したいのは自社側に問題はないかという事です。

・請求書はいつどこに送ったのか
・請求書の記載内容に誤りはないか
・クレームなどで問題になっていないか
・入金の確認モレはないか

など、しっかり確認をしてから連絡をするようにします。私が営業時代に、経理から未入金の連絡があり取引先に電話をしたところ「振込した」と返事がありました。経理に確認したところ、入金があったのにチェックモレが発覚。取引先には平謝りしましたが、相手は未入金を疑われて不快だったと思います。一歩間違うと取引先を失くす可能性もあり、冷や汗をかいた覚えがあります。まずは、自社の状況を確認してから、取引先に連絡するようにすると安心です。

謙虚な話し方を心がける

自社側に問題がないと確認できたら、電話やメールで連絡をします。重要なことなので、電話をしてから詳しい内容をメールして履歴を残しても良いでしょう。ここで気をつけたいのは、「未入金ですが、どうなっていますか」と、相手を責める言い方をすると、その後の取引に悪影響を及ぼす可能性があるということです。言葉遣いだけでなく、口調が強くならないように優しく柔らかい口調で電話をします。あくまでも謙虚な姿勢で、細心の注意を払った伝え方をしましょう。

入金催促のNGな伝え方

入金催促電話の目的は『入金をしてもらうこと』です。取引先と関係ができている場合でも、丁寧な言葉遣いで相手の気分を害さないように、入金のお願いをします。

伝え方の例/

NG「入金がありません」
OK「入金の確認がとれておりません」
NG「請求書は届いていましたか?」
OK「請求書が届いていないのではないかと思い連絡をいたしました。」
NG「入金が遅れている理由はありますか?」
OK「何かご事情で入金が遅れているようでしたら、その旨を教えていただきたく存じます。」
NG「入金日はいつになりますか?」
OK「恐れ入りますが、入金日を教えていただけますか」

入金催促電話の例文

具体的な入金催促電話の例をご紹介します。催促の電話は苦手という人は、練習をしてから電話をかけるようにしましょう。

「先日は□□商品のご購入をいただき、誠にありがとうございました。早速ですが、本日はそのご入金の件で連絡をいたしました。行き違いでお振込みいただいていたら申し訳ございません。実は、本日×月×日現在まだ□□商品のご入金の確認ができておりません。お忙しいところ恐縮ですが、一度ご確認の上、入金日を教えていただけますか」

・ポイント
まずは、商品やサービスを購入いただいた事に感謝を述べます。また入金が確認できるまでにタイムラグがあるため「行き違いでお振込みをいただいていたら、申し訳ございません」と一言伝えておくと安心です。

「請求書が届いていない」と言われた場合/

「請求書が届いていないという事ですね。大変失礼いたしました。×月末に郵送いたしましたが、もしかしたら途中で紛失した可能性があります。それでは、本日再発行してご郵送いたします。恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。」

・ポイント
請求書を郵送している場合でも「郵送しましたが届いていませんでしたか?」など相手を責める言い方に気をつけましょう。また請求書を郵送しているのに、郵送を忘れていたと思われるのは信頼を失くしかねませんので、郵送した旨は伝えるようにします。

入金確認後のお礼

会社により考え方は違いますが、私の考えとしては入金催促をして入金があった場合は営業担当からお礼の連絡を入れて、今後の取引に繋げて欲しいと思っています。
故意に入金をしていない会社以外は『入金がない会社は大丈夫?と思われてないかな』など印象が悪くなっていないか気になることろです。未入金が続くようなら、今後の取引を考える必要があります。しかし、未入金がはじめての場合はこちらから連絡をして、今後の取引を円滑にできるようにしていきましょう。

まとめ

繰返しお伝えしますが、お金のことはデリケートですので、伝え方は十分注意が必要です。取引先との関係を悪くしないように、入金催促の電話のコツを身につけておきましょう。

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