近年のＮＧメールマナー３選｜メール1往復主義はありか【若手社員必見！】

2025年04月11日 2025年04月11日新人育成担当者向け、新入社員向け、ビジネスコミュニケーション

人材育成トレーナーの太田章代です。

LINEやSNSでコミュニケーションを取っている新入社員にとって、PCでメールをやり取りしたことがない方も多いものです。

ビジネスメールで知らないうちに失礼なことをすると「常識がない人」という印象がついてしまいます。

ここでは私が実際に感じた、近年特に若手社員が気をつけてほしいビジネスメールのマナーを3つご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

ビジネスメールとは

ビジネスメールは仕事での単なる情報伝達ではなく、『関係性を築くツール』です。LINEやチャットは比較的カジュアルな会話ができますが、メールは正式な文書として重要な役割を果たします。

例えば、クレーム対応でLINEに送った場合、相手は「軽く捉えられている」と感じる可能性があります。相手との関係性や内容によりツールを使い分けしましょう。

近年のNGメールマナー３選

1．メール一往復主義

近年、若手社員の間でタイパを重視した「メール一往復主義」が常識になりつつあります。私の経験談ですが、取引先から営業のメールがきましたが必要なかったので、丁寧に理由を述べてお断りしました。しかしそれに対してメールの返信がないのです。

以前営業をしていた身として、たとえ断られたとしても、「ご検討いただき、ありがとうございました。またよろしくお願いいたします。」と返信するのが普通でしたので、何かモヤモヤしました。

返信しないのは効率的な仕事をしているとは言えず、相手への敬意に欠けていると捉えられてしまいます。

お断りを受けたときだけではなく、「書類を受け取りました」「メールの内容確認しました」など、相手の立場になってどうしたら良いのか考えることが大切です。

一言返信するだけで、相手に対する印象や今後の関係性が大きく変わります。断られても返信をするようにしましょう。

2.生成AIの文章をコピペ

近年、生成AIを使っている人が多くなっています。メール文章も、普段あまり送らない内容の「謝罪文」や「お祝い文」など、生成AIを頼りにしている人もいるのではないでしょうか。

先日、研修受講生の方から「提出書類の提出期限に間に合いそうにない」という謝罪のメールが届きました。

見ると「今後とも、ご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます」など、普段使わないような丁寧な言葉が並んでおり、生成AIの文章をそのままコピペして使ったとすぐに分かりました。心が入っていない文章に残念な気持ちになりました。

生成AIの文章を作成するのはいいのですが、あくまでも叩き台で修正が必要です。メールは受け取った相手の反応を見ることができません。知らないうちに相手を不快にさせないように文章作成は気持ちを込めておこないましょう。

3.返信後回し思考

もちろん全ての若手社員ではありませんが、比較的メールの返信が遅いことが気になります。スマホ世代の若手社員はLINEやSNSが中心で、メールのチェックが身についていないこともあります。まずは、出社した9時、午後イチの13時、夕方16時など定期的にメールを見る習慣をつけましょう。

またメールをチェックしてもそのまま放置して「返信を忘れていました」ということもあります。5分以内に返信できそうなメールは、見たらすぐに返信。

上司に聞いたり調べたりしないと返事ができない等、時間がかかりそうなときは、取り急ぎ「メールを拝受しました」「返事はいつ頃できます」と返信をしておくと印象が良くなります。

仕事ができる人ほどメールの返信が早いものです。これは、私の経験からもそう感じますし、多くの人が同じことを言っています。「早い返信＝信頼される」ということを念頭に置いて、返信は迅速にしましょう。