名刺交換Q&Aどう対応する？１０例【ビジネスマナー】

2021年08月02日 2023年10月27日ビジネスマナー

日本一気さくで身近な研修講師を目指している太田章代です。

名刺交換の基本は勉強したけれど、実際現場に出たら「これはどうしたらいいの？」と困ったことはありませんか。確かに研修や本では伝えきれない、細かい部分はあります。

ビジネスマナーは相手を不快にさせず、気持ちよくコミュニケーションを取るためにあります。これよりは、研修の受講者さんからいただいた名刺交換に関する質問をQ&Aでご紹介します。

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名刺交換Q&Aどう対応する？１０例

Q１.机の配置上、狭くて机を挟んで名刺交換をせざるを得ない時がありますが、そのまま名刺交換してもいいですか？

配置上の問題であれば、相手も分かっていますので机を挟んで名刺交換しても問題はありません。「机越しに失礼いたします」と心遣いの言葉があれば、相手は「この方はマナーを知っている人だ」と丁寧な印象になります。

Q２.上司と訪問すると私の方が貫録があるため、お客様が私に先に名刺を渡そうとします。対処法はありますか。

「こちらから先にお願いします」というのも、相手に恥をかかせてしまいます。上司の背後に立ってはいかがでしょうか。まさか、後ろの人から渡す人はいないと思います。

お客様をスムーズに誘導できるとスマートですね

Q３.喫茶店などで名刺交換する場合は座ったまま名刺交換してもいいですか？

周りのお客様に配慮して、座ったまま名刺交換をしてください。その場合は「座ったまま失礼いたします」と一言添えるといいですね。声も大きくなりすぎないように気をつけてください。

Q４.駅などで待ち合わせた場合、名刺交換のタイミングは会ったその場の方がいいですか？

人が多い場所などでの名刺交換は避けた方が無難です。荷物も持っていて名刺交換しづらいと思います。移動後、着席し落ち着いてから「ご挨拶遅くなりました」と言って名刺をお渡ししましょう。

Q５.自分は名刺を持っていない場合はどうしたらいいですか？

１.普段は名刺を持っているが、忘れてしまった又は切らしてしまった場合

「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしております。私〇〇会社△△と申します」と口頭で名乗ります。その後、次に訪問する予定がある場合はお持ちして「先日は失礼いたしました」と名刺をお渡しします。訪問する予定がない場合は、「名刺をお送りしてもよろしいですか」と確認をして、その日の内に一筆添えて名刺を郵送します。

２.名刺を支給されていない場合

内勤者など名刺を支給されない人もいます。その場合は「内勤のため名刺がございません」と正直に伝えます。「名刺を切らしております」と伝えると、持っているのに忘れたと思われてしまいますので注意です。

Q６.自分から名刺を渡すべきお客様に、先に名刺を出された場合はどうしたらいいですか？

自分が訪問する場合は、先に名刺を出せるように準備をしておく必要があります。しかし、突然名刺交換をする場面もあります。相手が名刺を出しているのに、自分が名刺を出すまで待ってもらうのも失礼です。先に名刺を出された場合は「ありがとうございます。お先に頂戴いたします」と名刺を受け取り、自分が名刺を渡すときには「申し遅れました。私〇〇会社の△△です」と一言添えて渡します。

想定外の状況になっても、あわてずに「相手がどんな気持ちになるか」を基準に行動しましょう

Q７.名刺交換をして座ったときに名刺入れの上に名刺を置きますが、２人と名刺交換をしてどちらが目上かわからない場合があります。名刺入れの上にどちらの名刺を置けばいいですか？

通常は目上の人から先に名刺交換をしますので、先に名刺交換した人の名刺を名刺入れの上に置きます。ただ、営業部長、業務部長など、部署が違っても同じ役職の時がある等、どちらが目上の方か迷うときがあります。そんな時は、２枚とも机の上に置いた方が無難です。

Q８.机の上が書類でいっぱいになり、名刺が邪魔になることがあります。その場合は名刺をしまってもいいですか？

邪魔になるときは、打合せの途中でしまっても問題ありません。しまう時には「お名刺を失礼いたします」と一言添えてから名刺入れにしまいます。

Q９.相手が名刺をくれない場合は催促してもいいですか？

催促しても問題ありません。ただ、話しの途中ではなく話しが終わった後に「恐れ入りますが、お名刺をいただいてもよろしいでしょうか」とお願いしてみます。お願いしてもいただけない場合は、しつこくせずにあきらめましょう。

Q１０.不要になった名刺は捨てていいですか？

もちろん必要なければ捨ててください。ただ個人情報が入っているため、シュレッダーにかけるなど会社規定に沿って破棄するようにします。名刺は溜まりやすいので、定期的に整理整頓するといいですね。

まとめ

名刺交換は色々な場面があります。名刺交換の基本を押さえておくことも大事ですが、それよりも相手に好印象を持ってもらえるような笑顔や話し方などコミュニケーションが重要です。極端なことを言うと、名刺交換の仕方が間違っていても、相手から信頼されてご用命をいただければいいのです。イレギュラーな場面でも、心配りの一言を添えて名刺交換をしたいものですね。