センスを感じる『ビジネスメールの返信』３選

2022年07月26日 2024年05月25日ビジネスマナー

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

仕事でメールを返信するときに「文章はこれでいいのかな？」「相手の文章を引用したいけれど失礼ではないのかな？」等、迷ったことはありませんか。メールの返信の仕方ひとつで、相手を不快にさせてしまう事があるので注意が必要です。

これよりは私がいただいたビジネスメールの返信で、感じが良いと思った３つの返信の仕方をご紹介します。ぜひ実践してみてくださいね。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

１.すぐに返事ができない場合

ビジネスメールは遅くとも1営業日以内に返信するのがマナーです。早く返信することで、仕事もスムーズに進み、相手からも仕事のやりやすさを感じてもらうことができます。

個人的にはメール文章の書き方より、メールの返信の早さの方が重要だと思っています。メール返信のテンポで、相手と気が合うか合わないかを感じている人は多いのではないでしょうか。

しかし、メールを早く返信したいとは思っていても、相手の用件によっては上司に確認が必要なときや、調べる時間が欲しいときなど、すぐに返信ができない場合があります。そんなとき、答えが出るまで2日も3日も返信をせずに放置していませんか。

仕事ができる人は、メールを受け取った事と、いつまでに回答ができるのかを先にメールしています。相手は返信がないと『メールを見てくれているのかな』と心配になります。ひと手間かかりますが、相手の気持ちを理解して、メールを早く返信しましょう。以下にメール文章の例をあげてみます。

■すぐに返信ができないときのメール文章例

ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

取り急ぎ拝受のご連絡まででございます。お調べして〇月○日（〇）までにお返事いたします。

お待たせして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

２.言いづらいことを返信する場合

あなたは相手の文章に不快な思いをしたことはありませんか。メールは文字だけのコミュニケーションなので、勘違いされやすいものです。自分に悪気はなくても、「冷たい」「勝手だ」「失礼だ」と思われる可能性があると心得ておきましょう。

相手に不快な思いをさせないために重要なのが『クッション言葉』です。クッション言葉とは、お願い、依頼、お断りなど、言いづらいことを伝えるときに、前置きとして付ける言葉です。クッションのように、柔らかく相手への気遣いが伝わるため、ビジネスメールには欠かせない言葉なのです。それでは、クッション言葉が入っていない文章（以下✕）と、クッション言葉が入っていて気遣いができている文章（以下○）をみていきましょう。

■「お願い」「依頼」をするときのメール返信

✕お送りいただいた添付ファイルが開けませんので、再送してもらえますか。

○お送りいただきました添付ファイルを開けませんでしたので、お手数おかけしますが、PDFで再送していただけないでしょうか。

✕納期を○月○日にしていただきたいです。

○誠に勝手なお願いですが、納期を○月○日にしていただくことは可能でしょうか。

■その他「お願い」「依頼」のときのクッション言葉

・恐縮ですが・よろしければ・恐れ入りますが・差し支えなければ・失礼とは存じますが・ご面倒をおかけしますが　　など

■「断る」ときのメール返信

✕A商品の販売は終了しております。

○あいにくですが、A商品の販売は終了しております。

✕弊社では取り扱いがございません。

○お役に立てずに申し訳ございませんが、弊社では取り扱いがございません。

■その他「断る」ときのクッション言葉

・せっかくですが・誠に勝手申しますが・申し訳ございませんが・残念ではございますが・大変心苦しいのですが・ご期待に添えられず申し訳ございませんが　　など

３.相手の文章を引用し質問に返信する場合

ビジネスメール文章の基本は、わかりやすく簡潔に書くことです。まわりくどくて何度も読み返さないとわからない文章は、配慮のなさを感じてしまいます。

その中でも、こちらが質問したことに対しての返答がわかりづらかったり、質問したことの返答が漏れていることがあります。メールの回数はなるべく少なく用事を済ませたいのに、またメールを送ることになると面倒ですよね。

そこで、メールの返信時には相手の文章を「引用」して返信をします。質問を引用せずに答えだけを返してくる、もしくは引用をしている箇所に記号をつけていないとわかりづらいものです。

ビジネスメールにおいて、相手の文章を引用することは失礼ではありません。その際には、引用した部分が分かるように、はじめに「＞」などの記号をつけるようにします。下記に「引用した場合」と「引用しない場合」の例をあげました。引用をしない場合は、自分で書かなければなりませんし、文字ミスをする可能性もありますので効率が悪いですね。

■引用しない場合

お問合せいただいた訪問日時ですが、10月27日（木）15：00でよろしくお願いいたします。

■引用した場合

＞訪問日時は、10月27日（木）15：00でよろしいでしょうか。

はい、問題ございません。お待ちしております。