太田章代
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

仕事をしていると、体調不良などで急遽休みを取る場合がありますよね。責任を持って仕事をしている人ほど、休みを取ることに罪悪感を持つものでしょう。

休みを取ることは問題ないですが、休みの取り方を間違えてしまうと、周りの人達から信用を無くしかねません。

ここでは、急遽休むときに絶対してはいけない休みの取り方や電話の仕方、最後に、友人の結婚式などで事前に休みを取る場合の注意点などをご紹介します。
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急遽休むときの『NGな休みの取り方』

職場では、実際に問題になっている休みの取り方があります。ここでは、職場の人達から評価を下げてしまう休みの取り方と、正しい休みの取り方をみていきましょう。

1.自分で連絡を入れない

上司の言葉

「本人に代わりお母さんが休みの連絡をしてきて、社会人としての責任感のなさを感じた」

喉を痛めて声が全く出ないときや、病院に運ばれて連絡を入れることができない状況などの場合以外は、自分で連絡を入れるようにしましょう。どうしても自分で連絡ができない場合は、「〇〇は現在声が出ない状態で、大変恐縮ですが代わりにお電話をさせていただきました。回復しましたら、本人から連絡を入れるようにいたします」と、自分で電話ができない理由を伝えてもらいましょう。

2.メールやLINEなどで連絡を入れる

上司の言葉

「LINEで『今日は体調不良で休みます』とメッセージが来て、休むのは仕方ないがいきなりLINEを送りつけられるのは社会常識がないと思った」

基本的に電話で連絡を入れるようにします。上司も声を聞いて話した方が、相手の状況を把握しやすいものです。会社のルールで、メールやLINEでも問題ない場合がありますので、ルールを確認しておきましょう。

3.連絡をするべき人にしていない

上司の言葉

「休むということを、本人からではなく部下から間接的に聞き、組織のルールを理解していないと思った」

基本的に休みの連絡は直属の上司にします。上司には言いづらい事を理由に、同僚や電話に出た人に伝えるのは避けましょう。もし直属の上司が不在の場合は、上司の次のポジションの人に伝え、あらためて直属の上司に連絡を入れるようにしましょう。

4.始業時間が過ぎてから連絡を入れる

上司の言葉

「連絡はあったが始業時間を過ぎてからだったので、どうしたのかと心配しました」

始業時間過ぎてからの連絡は、無断欠勤だと思われることもあります。休みの連絡は始業時間の遅くても10分前にはするように気をつけましょう。直属の上司が出社する時間が分かっている場合は、なるべく早く連絡を入れるようにします。

5.仕事の引継ぎをしない

上司の言葉

「休む連絡はあったが、お客様から誰も聞いていない仕事の問い合わせがあったり、周りの人が振り回されて困った」

体調不良などで当日休みを取ることは致し方無いことです。しかし、急遽休むときには職場の人達になるべく負担がかからないように、仕事をしっかり引き継ぎしましょう。取引先に訪問予定がある場合は、自分で電話をして日程の変更をしてもらうようにします。

6.嘘をついて休む

上司の言葉

「身内に不幸があり…と、頻繁に休みを取る人がいて、『あれ?この間もおじさん亡くなったよね』と、みんな疑いの目を向けています」

嘘はバレなければ良いものでもありません。後日の会話の中でつじつまが合わずに、職場の人達から不信感を抱かれることもあります。嘘が発覚したときには、信用がなくなり、次の休みも取りづらくなります。

当日電話で連絡をするときのポイント

いかなる理由で休みを取るにしても、職場の人達に迷惑がかからないように、連絡内容を考えてから電話をしましょう。ポイントは次の3つです。

1.休む理由

自分の体調不良、子どもの体調不良、身内の不幸など、休みを取る理由を最初に伝えましょう。

2.仕事の状況と引き継ぎ

業務の引き継ぎや、取引先への訪問の日程変更など、業務が滞ることがないように引き継ぎをしましょう。

3.その後の連絡について

緊急時に対応ができるように、連絡先を伝えておきましょう。

急遽の休みを伝える『電話例文』

それでは、上記の3つを踏まえて、電話の例文を状況別にご紹介します。

■体調不良の場合

「おはようございます。〇〇(自分の名前)です。昨日から風邪気味で、朝起きたら38℃熱がある状態です。申し訳ございませんが、本日お休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。仕事の状況としては、1件本日中にメールをする見積書があります。それは△△さんに引き継ぎをしたいと思います。今から病院に行きますが、緊急時はメールで対応できますので、ご連絡ください。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」

■子どもの体調不良の場合

「おはようございます。〇〇(自分の名前)です。朝から息子が体調不良で38℃熱がある状態です。申し訳ございませんが、本日お休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。業務の引き継ぎはございません。1件△△商事様に訪問予定がありましたが、日程変更のお願いの電話を入れます。この後の予定ですが、病院に行くため11時以降でしたら電話に出ることができます。何かありましたらご連絡ください。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」

■身内の不幸の場合

「おはようございます。〇〇(自分の名前)です。今朝方、祖父が永眠いたしました。申し訳ございませんが、本日から△日までお休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。仕事の引き継ぎ事項は、本日の午前中までにチームチャットに送ります。また、電話は取れるようにしておく事も、チームメンバーに伝えておきます。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」

事前に休むときの『休みの取り方』

ここまで急遽休みを取る方法についてお話してきましたが、ここからは冠婚葬祭や、旅行に行くときなど、『事前に休みを取る場合の注意点』についてみていきましょう。

1.旅行など、自分で日程を決めることができる場合は、仕事が忙しい時期や、重要な仕事がある期間などは避けて休みを取るようにしましょう。

2.業務に支障がないように、業務の引き継ぎをしたり、自分でできる仕事は片付けてから休みを取るようにしましょう。

3.なるべく早いタイミングで休みたい旨を上司に相談して、周りの関係者にも休む事を伝えておきましょう。

事前に休むときの『伝え方例文』

会社で有給休暇を取ることは認められていますが、自分勝手にならないように、周りの人達に配慮をした休みの取り方をしましょう。

■結婚式に招待された場合

「〇月〇日に幼なじみの結婚式に招待されておりますので、お休みをいただいても、よろしいでしょうか。仕事は滞らないように準備していきます。申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」

■旅行に行く場合

「〇月〇日~〇月〇日の3日間、旅行に計画を立てたいのですが、お休みをいただいても、よろしいでしょうか。仕事はちょうど落ち着く頃だと思います。勝手申しますが、よろしくお願いいたします」

休み明けはお詫びとお礼を忘れない

休みを取っている間の周りの人の負担を考えると、罪悪感を持ってしまうものです。反対に罪悪感が全くない人は、責任感がないとも言えます。休みを取るのはお互い様ですので、悪いことではありません。ただ、休んだ後の礼儀が必要です。

出社したら朝一番に、フォローしてくれた人達へ「お休みをいただき、申し訳ございませんでした。また、仕事のフォローをしていただき、ありがとうございます。お陰様で体調は回復しました」とお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

まとめ

有給休暇は義務化されていますし、そこまで気を遣わないといけないの?と思うかもしれません。職場での良好な人間関係は、そういう小さな気遣いが必要なものです。休むときに何と伝えたらいいのか言葉が出てこないという人は、コメントを考えてから上司に伝えるようにしたいですね。


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