太田章代
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

取引先に訪問する場合は、アポイントメント(約束)を取ってからお伺いするのがマナーです。急遽時間が空いたので、突然「今日お伺いしてもよろしいですか」と言われても、相手は困ってしまいます。

アポイントの電話ひとつでも、人柄が判断されてしまうのです。

私は前職の営業職で500件の顧客を担当しており、アポイントをして訪問していました。アポイントを取る事は、売上に繋がるファーストステップですので、準備をしてから電話をしていました。

これよりは、アポイントを取るときの4つの注意点と、スムーズに日程が決まるアポイントの仕方をご紹介します。

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取引先にアポイントを取るときのポイント

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相手の都合を第一に考えてアポイントをしましょう。

それでは、アポイントを取るときの4つの注意点をみていきましょう。

①電話をかける時間帯を考える

電話を受ける相手は、仕事の手を一旦止めることになります。相手の立場になって考えた時に、時間帯を考えたテレアポを行わなければなりません。

業界にもよりますが、一般企業は始業直後、お昼休み、終業間際は避けましょう。就業時間が9~17時なら、10~12時、13時~16時の間にアポイントする事をおすすめします。一般的な飲食店はアイドルタイムと言って14時~17時に手が空くことが多いので、この時間帯にアポイントするのがベストです。

できる営業は、タイミング良く電話がかかってくる事が多いのは、相手の立場にたった時間を選んでいるという事ですね。

②「目的」と「所要時間」をはっきり伝える

最初に「訪問の目的」と、打合せに「どれくらい時間が必要か」を明確にして伝えます。友人から「あさって空いてる?」と聞かれて、予定が空いていても「用件によるけど」と思いませんか。

相手も時間を使うからには、有益な時間にならない約束はしたくありません。目的をはっきり伝え、相手にとってメリットがある事を理解してもらいましょう。

③相手のスケジュールを優先して日時を決める

相手本位にアポを取るというと「いつがよろしいでしょうか?」と聞いてしまいそうです。しかし日程を丸投げすると、範囲が広すぎてスケジュールを出すのに面倒だと感じることもあります。基本は相手のスケジュールを優先しますが「来週のご都合はいかがでしょうか」など、期間をある程度絞った方が、相手はスケジュールを出しやすくなります。

また、相手から提示された日程と合わなかった場合は、相手本位だからと言って無理に合わせる必要はありません。例えば、相手から提示されていた日時に、別の訪問予定が入っていたとします。その場合は「申し訳ございません。〇月〇日10時はあいにく予定が入っております。その日でしたら14時以降に伺えますがいかがでしょうか」と代替案を伝えます。

④同伴者がいる場合は事前に伝える

相手は資料やお茶を準備をして待っている事もあります。「一人で来ると思っていたら、同伴者がいて慌ててしまった」という例もあります。上司が一緒に訪問するときなどは、必ず事前に同伴者がいる旨を伝えてから訪問するようにしましょう。

取引先へ電話でアポイントを取るときの基本フレーズ

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訪問の目的と、人数など必要なことを簡潔に伝えます。
かける側「いつもお世話になっております。〇〇会社の△△と申します。」
受ける側「いつもお世話になっております」

かける側「今、お時間よろしいでしょうか」
受ける側「はい。いいですよ」

かける側「ありがとうございます。早速ですが先日ご依頼をいただいたお見積りができましたので、弊社課長の〇〇と一緒に伺いたいと思っております。30分ほどお時間をいただきたいのですが、来週のご都合はいかがでしょうか」  

■相手から提示された日程と合わなかった場合

かける側「申し訳ございません。〇月〇日(〇)15時はあいにく予定が入っております。その日は午前中でしたら伺えますがいかがでしょうか」
と代替案を伝えるようにしましょう。

まとめ

取引先とはいえ、今後も必ずお付き合いをしてくれるとは限りません。同業他社はたくさんおり、値段も商品力もさほど変わりがなければ、気持ち良く対応してくれる営業に仕事を任せたいものです。アポイントの取り方ひとつでも、相手との良好な人間関係を保つために大事な要素がたくさんあります。アポイントの電話をする前に、基本フレーズの練習をして、気持ちの良い対応ができるようにしたいですね。

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