太田章代
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

職場では、年齢も経験も様々な人達が集まっています。仕事の話はスムーズにできても、ちょっとした雑談になると「何を話したらいいのか分からない」「話しが続かない」と苦手意識がある人も多いものです。

そこで今回は、職場の上司や部下、取引先の人など、誰とでも雑談ができるようになるための方法をお伝えします。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

職場では雑談は必要なの?

『雑談』とは、さまざまな内容を、気楽に話すことです。

職場では「雑談なんて必要ない!」と思う人がいるかもしれません。もしかしたら、雑談不要という人は、雑談が仕事以外のプライベートな話をする事だと思っているかもしれませんが、そうではありません。もちろん、プライベートな内容の会話も雑談に入りますが、仕事の話でも雑談は人間関係を円滑にするために大きな役割を果たしています。

雑談をして相手と打ち解け、仕事がスムーズに進むようにしましょう。

職場での雑談の効果

ビジネスの場においては、相手との距離を近くするためにも、雑談は重要な役割を果たしています。具体的にどのような場面で、どのような効果があるのか見ていきましょう。

緊張がほぐれる

上司と部下が1対1で、人事評価の話をする場面を想像してみてください。部下は『何を言われるのだろう』と内心ドキドキしているでしょう。そんなときに、はじめから「〇〇さんの、今期の評価は・・・」と話しはじめたら、緊張したまま聞くことになり、質問されても上手く返せないかもしれません。

仕事では、そのような緊張してしまいがちな場面がいくつもあります。そんな時に、「〇〇さん、この間のプレゼン、わかりやすくて良かったよ」など雑談を入れると、空気が和んで、本題に入ってからも良い空気で会話をすることができます。

よい関係を築く基礎になる

取引先の人と、初対面で挨拶をする場面があります。はじめはお互いに「どんな人だろう?」と警戒心を持っているのではないでしょうか。仕事では、堅苦しい内容の話しが多いため、どうしても相手の人柄や本心がわかりづらいものです。

そんな時に、自分から雑談をして気軽に話せる相手になれば、早い段階からお互いに心を開くことができ、信頼関係を築く基礎となります。

職場での雑談のポイント

ここでは、雑談上手な人がしている雑談ポイントを5つご紹介します。

1.話をしっかり聴く

雑談というと『自分が話さなければ』と思うかもしれません。話す人がいれば、当然聞く人がいます。話をすることが苦手な人は、まず『聴く』ことに意識を向けてみましょう。

雑談をする際は、話す割合5:聴く割合5で、同じくらいにすると、お互いの考えや気持ちが理解できます。雑談が苦手な人は、話す割合3:聴く割合7にして聴く側に回っても人間関係を築くことができます。相手の話しを真摯に聴くことで、『あなたの話に興味があります』という気持ちが伝わり、相手は気持ち良く話すことができるでしょう。

では、話を聴くときに意識をしたいことをあげていきます。

・うなずく(話の内容により、浅く・普通・深くうなずく)
・バリエーションのある相づち(はい、ええ、そうなんですか、それはいいですね 等)
・表情を相手に合わす(笑顔の時は笑顔で、困った表情の時は困った表情で聴く)
・目を見る(ずっと相手を見つめ続けると威圧的になるため、3~5秒にとどめます)
・リピート(相手が使った言葉の一部をリピートする)
例/上司「明日の会議に、お弁当を10個用意してください」
  部下「承知いたしました。お弁当を10個用意します」

以上のように、相手の話を聴いている合図を送ることにより、話やすい雰囲気をつくることができます。

2.質問をして話を広げる

「話が続かない」と思っている人は、自分から話を続けようとしなくてもいいのです。相手について質問をして、答えてもらうことでも話を続けることができます。

これは私の反省点ですが、質問をし過ぎて自分の話す割合が減ってしまい、結果として自分の事を理解してもらえないことがあります。先に述べたように、相手の話も聴いて、自分の話しもすることが、信頼関係を築く上で大切です。

質問は限定質問(YES、NOで答えられる質問)より、拡大質問(自由に答えることができる質問)をします。

例えば、「最近仕事はお忙しいですか?」より、「最近仕事はどうですか?」と質問した方が、話が広がります。

3.アドバイスをしない

雑談中に、相手が軽く「いつも提出物が締め切りギリギリになっちゃうんです」と言ったとします。その返しは「そうなんだ~」でいいのです。そこで、「締め切りギリギリにならないようにするには、逆算して早めに仕事に取りかかるといいよ」とアドバイスをしてしまうと、上下関係になって話が終了してしまいます。相手がアドバイスを求めていない場合は、雑談に徹しましょう。

4.自ら雑談の機会をつくる

相手と信頼関係をつくりたいときには、自分から話しかけるようにします。「忙しくて、雑談している暇はない」という人は、挨拶に続けて一言つけ加えてみましょう。例えば「おはようございます。今日は〇〇商事さんに訪問予定だったね。」などの、短い雑談もできます。

話しかけられた相手には、自分も話しかけやすくなります。雑談の機会をつくることで、相手はあなたに親近感を持ってくれるようになります。

5.業務の妨げにならないようにする

お昼休憩中なら問題ありませんが、通常業務中に雑談をする場合は、業務の妨げにならないように時間を意識するようにします。

長話しをしてしまうと、相手の仕事にも影響が出てくる場合があります。自分は楽しく雑談できたと思っていても、相手は『早く終わって欲しかった』と思っているかもしれません。雑談は長ければ信頼関係ができるわけではないので、仕事中の雑談はほどよいところで切り上げるように意識しましょう。

まとめ

・話をしっかり聴く
・質問をして話を広げる
・アドバイスをしない
・自ら雑談の機会をつくる
・業務の妨げにならないようにする

以上、職場で雑談をするときのポイントをご紹介しました。職場で周りの人達との信頼関係を築くためにも、ぜひ雑談を取り入れてはいかがでしょうか。


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