AKIYO先生
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代

仕事でメールは必須のコミュニケーションツールです。しかし、メールは文字だけのコミュニケーションなので冷たく感じたり、配慮のなさに不快な思いをしたことはありませんか?

私は研修講師としてメールのマナーをお伝えしています。相手に失礼のないメールの文章や送り方などは、覚えてしまえばすぐに改善できます。

これよりは、ビジネスメールの「To」「Cc」「Bcc」注意点をご紹介します。

YouTube版も公開しています

動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

「To」の注意点

「To」は直接対応する相手に送るときに使用します。

メインの宛先ですが、メインで対応する人が複数人いるときは、「To」を複数にしても構いません。「Cc」にすると、参考に送りますという意味があるので、相手が真剣に読んでくれないこともあります。またメインで対応していたのに、「Cc」で送ると補助的な感じに捉えられ不快な思させてしまう可能性もあります。

「Cc」の注意点

「Cc」は情報を共有したい人に参考に送ります。

メールアドレスが送信先に表示されるため、受信者が知らないメールアドレスが入っていると「この人、誰?」ということになります。受信者が知らないメールアドレスを「Cc」で入れる場合は、『情報共有のため、弊社課長の渡辺をCcに入れております。ご了承くださいませ』と一言あると丁寧です。

また内容に全く関係ないのに、『とりあえずCcを付けておけば、情報共通になるだろう』と人を巻き込むのは、Ccを付けられた人が嫌な思いをしている事があります。無意味と感じるメールを見るのは無駄な時間です。送信前に、本当にこの人に情報共有すべきか考えてから送るようにしましょう。

AKIYO先生
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Ccをつける時は受信者がどう感じるかも配慮しましょう

送信する時はメインの宛名の下に、(Cc:鈴木一郎様、弊社 渡辺)と書くようにします。
Ccを返信する時は『全員に返信』で、送るのがマナーです。ただ、Ccを見逃してしまうことがあるため、Ccで送った人がいる旨を伝える意味でも、文章に入れておく気遣いをしましょう。

「Bcc」の注意点

「Bcc」は他人に知られずに情報共有をしたいときに使用します。

受診者からアドレスを見ることができないので、複数人に一斉にメールを送りたいときにも便利です。Bccに入れるはずだったのに、Ccで送ってしまい個人情報漏えいしてしまったケースもありますので、十分注意しましょう。

まとめ

AKIYO先生
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「To」「Cc」「Bcc」についておさらいです。

「To」はメインの相手に使う。

<注意点>
→ 複数人でも可能なので、メインの人は全てToで送る

「Cc」は情報共有したい相手に使う。

<注意点>
→ 受信者が知らない人をCcに入れる場合は了承をもらう一文を入れる
→ Ccをつける相手を選んでつける
→ 送信する時はメインの宛名の下に、(Cc:鈴木一郎様、弊社 渡辺)と書く
→ Ccが付いてきたメールは『全員送信』で返信する

「Bcc」は他人に知られずに情報共有をしたいときに使う。

<注意点>
→ Bccで入れるはずがCcで送ってしまい、個人情報漏えいでとトラブルになることがあるので、送信時には細心の注意を払う

「To」「Cc」「Bcc」の使い方ひとつで、受信者への気遣いを届けることができます。
使い方を間違えると、相手に不快な思いをさせていることがあります。十分注意して送信するように心がけましょう。

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