電話応対【基礎編】ビジネスマナーと基本マニュアル
最近は携帯電話で相手と連絡を取ることが多いため、社会人になって「知らない人からかかってくる電話に出ることが苦手」という人も増えています。
電話は声だけのコミュニケーションです。お互いに表情を見ることができないので、明るい声で応対できるようにしたいものです。
これよりは、電話応対の苦手意識を克服できるように、電話応対の基本についてご説明します。
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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!
1. 電話に出る前の心構え 1-1. ステップ1:電話に出る 1-2. ステップ 2:受けた電話を取り次ぐ 1-3. ステップ3:伝言を承る 2. 【基本マニュアル】名指し人が不在の場合 3. まとめ
電話に出る前の心構え
会社の代表として電話に出ることを意識します。電話に出た人の応対がダイレクトに会社の印象になりますので、笑顔で姿勢を正して電話に出るようにしましょう。
ステップ1:電話に出る
相手「お世話になります。□□会社の××と申します」
自分「□□会社の××様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」
相手「営業の渡辺さんはいらっしゃいますか」
自分「営業の渡辺でございますね。少々お待ちいただけますか」
相手「お願いいたします」
保留 ⇒ 転送
ステップ 2:受けた電話を取り次ぐ
相手「では、戻り次第お電話いただけますか」
ステップ3:伝言を承る
相手「111-222-3333です」
自分「復唱いたします。111-222-3333 でよろしいでしょうか」
相手「はい」
自分「ありがとうございます。それでは、渡辺が戻り次第お電話するよう申し伝えます。私、〇〇が承りました。失礼いたします」
※相手が電話を切ってから切る
【基本マニュアル】名指し人が不在の場合
まとめ
はじめは電話に出るのが怖いと思う人もいらっしゃると思います。それは経験 を積めば自信になり、考えずに自然と対応できるようになります。まずは電話を 積極的に取ってみるところからはじめてくださいね。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上(2023年現在)登壇。 プロフィール詳細
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