電話のかけ方の基本マニュアル【新人向けビジネスマナー】

2022年10月17日 2023年12月19日新入社員向け、ビジネスマナー

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

仕事で電話をかけるとき、緊張してしまい言葉に詰まってしまった経験はありませんか。相手がどんな人かわからないときは、より不安が高まってしまうと思います。

電話は相手の時間に割って入るため、短い時間で言いたいことを伝えることができると、「しっかりとした新人」というイメージがつきます。

そこで今回は、電話をかけることが苦手な新人の緊張を軽減できように、電話のかけ方の基本ビジネスマナーをご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

電話をかける時の注意点

まずは電話をかけるときに、相手を不快にさせないための注意点をみていきましょう。

1.始業・終業・昼食の時間は電話を避ける

始業や終業時間付近は、朝礼や終礼をしている会社もあります。始業後1時間、就業前1時間、お昼休憩の1時間は電話をかけない方が無難です。また、土日休み明けの月曜日は、午前中に仕事が集中するものです。相手が忙しい時間帯の電話は、心象が悪くなるため避けるようにしましょう。

2.携帯電話は5コールまで

会社の固定電話にかけるときは問題ありませんが、携帯電話にかけるときには、5コールまで鳴らし、出ない場合は一旦切りましょう。あまり長くコールをすると、しつこい人だと思われることもあるので気をつけましょう。

3.携帯電話が留守番電話になった場合はメッセージを残す

携帯が留守番電話になったら、会社名、名前、用件、この後どうするのかを入れるようにします。例えば「○○会社□□でございます。いつもお世話になっております。先日ご依頼をいただいた、チラシのお見積りの件でご連絡いたしました。また改めて、お電話いたします。失礼いたします」とメッセージを残しましょう。

4.社外で電話をかけるときは、人がいない場所で

外から携帯電話で電話をかけるときは、騒音などに配慮して静かな環境でかけるようにします。また、周囲の人に会社名や重要な情報などが漏れないように気をつけましょう。

5.お客様が不在の場合は再度電話をかける

名指しの相手が不在の場合は「戻りましたら、お電話をいたしましょうか」と、電話を受けた方が提案してくれる場合があります。しかし、こちらの用件を伝えるために、相手にお手間をかけるのは失礼に当たる場合があります。内容によりますが、「お戻りは何時頃のご予定でしょうか」と尋ねて、再度電話をかけるようにしましょう。