訪問のビジネスマナー【基礎編】｜案外知らない訪問時の注意点

AKIYO先生

執筆者：ビジネスコミュニケーション専門家　太田章代

訪問では、あなたと今後お付きあいをしていきたいかジャッジされています。相手から信頼を得ることができるかが重要です。商品や資料が良くても、商品説明が上手でも、最終的にお付き合いがはじまるかは「人」です。

営業として知っておきたい、訪問する上で必要なビジネスマナーについてご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

１.訪問は準備８割

質の良い事前準備が商談を成功させます。相手の時間をいただく限り「何をしに来たの？」と思われないように、万全な事前準備が必要です。

・ＨＰ等で会社情報について知識を入れる（設立、従業員数、事業内容、拠点数　等）
・ＨＰでは得ることができない提案で必要な情報を、ヒアリングできるようにメモをしておく（悩み、必要な時期、予算　等）
・必要な資料、名刺は予定人数よりも多く用意する
・提案内容の仮設を立てておく。お客様は〇〇だと思うので、自分の商品を購入すると〇〇になりますと、相手にとってのメリットを考えておく

２.遅刻したらアウト

遅刻をした段階で印象が悪くなり、契約が取れる可能性はかなり下がります。車が渋滞していたなどの理由はあれ、相手の時間をいただいている限り遅刻は相手の時間を奪っています。

AKIYO先生

契約など”勝負”の時には、30分前には到着してイメージトレーニングをするくらいで丁度いいですね。

・通常の訪問は１０分前に到着して身だしなみを整え、５分前に入る
・遅刻をしてしまいそうな時は、わかった時点ですぐに先方に電話を入れる

３.受付から印象を良く

会社の代表として見られている意識を持ちましょう。

・コートやマフラーは建物の中に入る前に脱ぐ
・携帯をマナーモードにする
・受付で「お世話になります。〇〇会社の△△と申します。１５時に総務部の鈴木様とお約束で参りました。」と要件をはっきり伝える
・受付で待っている時は時間がありますが、携帯電話の操作や、２人以上で訪問した場合は無駄話をしない

４.応接室までの移動は顔を上げてキビキビと動く

廊下は背筋を伸ばして歩き、堂々とした立ち居振る舞いを心がけましょう。

・廊下で訪問先の人とすれ違うときは軽く会釈をしたり、挨拶をする
・応接室に入る際は、止まって「失礼いたします」と言って会釈をしてから入室する
・指定された席に座って待つ。指定されない場合は下座（出入口の近く）に座って待つ
・バッグは足元に置く。コートはコンパクトに畳んでバッグの上に置く

５.担当者が来たらすぐに起立して挨拶

初対面の場合は名刺交換をするため、名刺を持ってすぐに立ちあがり挨拶をします。

・「本日はお忙しいところお時間をいただきありがとうございます」と挨拶をする
・お茶は相手から「どうぞ」と言われたら口をつける
・名刺は机の上に名刺入れを置きその上に置く

６.最後に好印象を残す

最後は印象に残りやすいものです。笑顔で感謝を述べて好印象を与えましょう。

AKIYO先生

去り際は最も重要な場面の一つです。最後まで気を抜かずに！

・「本日は貴重な時間をいただき、ありがとうございました」と感謝を述べる
・最後は「今後共よろしくお願いいたします。失礼いたします」と言ってお辞儀をする
・エレベーターでお見送りをされる場合は、ドアが完全に締まるまでお辞儀をする
・玄関口で相手が見送ってくれる場合は、玄関から出たら振り向き一礼をする
・外に出てからコート、マフラーを着用する
・必要に応じてその日のうちに、電子メールや手紙でお礼を入れる

まとめ

ビジネスマナーは相手への思いやりの心の在り方を表現したものです。相手の時間をいただく限り、最大限の思いやりや心遣いを表現したいものです。形式よりも、心が重要です。