取引先への新年挨拶～電話&メールの仕方～【ビジネスマナー】

AKIYO先生

執筆者：ビジネスコミュニケーション専門家　太田章代

平成、昭和時代では訪問して挨拶するのが礼儀だと思っている人も多かったと思いますが、令和になりコロナ禍で考え方も変わってきています。

ここでは年始の業務開始時に、取引先への新年の挨拶電話とメールの仕方をご紹介します。いつまでに、どのような挨拶をするのか基本マナーをご紹介します。

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新年の挨拶で訪問は必要なの？

コロナウィルス感染拡大に伴い、仕事の進め方にも大きな変化を及ぼしました。令和3年はコロナの影響もあり、訪問して挨拶する必要性がないのではないでしょうか。しかし、私はコロナよりずっと前から、新年の挨拶で訪問は必要なの？と疑問を持っていました。相手にアポイントを取ってから訪問するのがマナーですが、新年の忙しいときに相手も迷惑ではないかと思っていたからです。

飛込みで訪問してきて、新年の挨拶をし、カレンダーを置いていく営業の方もいましたが、カレンダーが溜まりすぎて、ほとんど破棄になり無駄だと思っていました。

AKIYO先生

個人的な考えですが、新年挨拶で訪問は必要ないと思っています

新年の挨拶の手段は？

私は新年の挨拶をしていただけるなら、メールが嬉しいと思っています。しかし、取引先の担当者さんは『訪問して挨拶するのが礼儀』と思っているかもしれません。マナーは絶対にこうしないといけないというルールはありません。相手が望んでいる手段で挨拶をすることが相手への思いやりでマナーです。

【訪問で挨拶が一番丁寧】

相手の顔を見て挨拶できる訪問が一番丁寧です。しかしコロナ禍で相手が『挨拶に来られても迷惑』と思う可能性もあります。相手の事を考えて行動しましょう。

【電話は気持ちを伝えることができる】

訪問しなければ、電話かメールで挨拶をすることになります。メールは文字だけのコミュニケーションですので、電話の方が気持ちは伝わりやすいメリットがあります。しかし、電話も相手の手を一旦止めてしまうため、相手が年始で忙しいときに電話をされても困ると思いそうならメールにしましょう。

【メールは簡易的ですが文章の工夫で気持ちを伝える】

現在、取引先とメールでしかやり取りをしていない場合は、相手もメールで挨拶された方が喜ばれるかもしれません。特に忙しい方は訪問や電話での挨拶を嫌がることもあります。担当者さんの性格を考えてメールでは失礼と思わないようでしたらメールで挨拶しましょう。

いつまでに新年の挨拶をすればいいの？

「明けましておめでとうございます」と言える期間は、一般的に松の内1月7日までです。（地域により異なります）しかし仕事はじめが6日だった場合、2日で全取引先へ挨拶するのは難しいですよね。明確な決まりはありませんが、仕事はじめの1週間を目安に「明けましておめでとうございます」と言っても違和感はありません。

ただ、関係性の深い取引先には早々に挨拶をしましょう。できるだけ早く挨拶をすることで相手を大切にしていることが伝わります。挨拶が遅いと軽くみられていると考える人もいますので、年始は挨拶を最優先にしてみてください。

取引先への新年挨拶～電話例文

「昨年は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
本年もより一層のご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。」

のように、丁寧な言い方もありますが普段言い慣れてない言葉なので相手が違和感を持つかもしれません。相手との関係性により、自分の言葉で挨拶をした方が気持ちが伝わります。

取引先への新年挨拶～メール例文～

AKIYO先生

メール文章は冷たい印象を与えないように気をつけましょう

取引先への新年挨拶～メール上級例文～

上記の例文は、どの取引先でも使える文章です。メールで気持ちを伝えたいなら、送る取引先にしか使えない内容を入れてオリジナル文章を作成しましょう。

まとめ

新年のはじまりの挨拶は重要です。ビジネスは挨拶ではじまり、挨拶で終わります。取引先にはなるべく早く挨拶をして、昨年の感謝と今年一年のお付き合いをお願いしましょう。