上司に評価される相談の仕方|７つのポイントを押さえる

2023年08月29日 2023年12月19日新入社員向け、ビジネスマナー、ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

新入社員育成専門の研修トレーナー太田章代です。

仕事をしていると、どうしたらいいのか判断に迷ったり困ったりすることがありますね。

そんなときは、上司に相談して仕事を進めていきたいところですが、「上司が忙しそうで相談するタイミングが難しい」や「相談したい内容が上手く伝わらない」などのお悩みがある人もいるのではないでしょうか。

ここでは、上司から評価される相談の仕方について・相談の仕方が上手い人の特徴・相談をする目的・相談するときの7つのポイントを詳しくご説明します。

YouTube版も公開しています

動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

相談の仕方が上手い人の特徴

わからないことを上司に相談したが「まず自分で考えて」「今、忙しいから後にして」「何を相談したいのかわからない」と言われたことはありませんか。

上司からご指摘を受けるには、必ず意味があります。相談はコミュニケーションの一つですので、行き着くところは「上司への配慮」が有る人が良い評価をされます。

「まず自分で考えて」と言われたら →何でも上司に聞けばいいと思っていないか

「今、忙しいから後にして」と言われたら →上司の都合を考えて相談しているか

「何を相談したいのかわからない」と言われたら →相談内容が伝わるよう準備をしてから相談しているか

このような上司への配慮が欠けていると、上司に嫌な顔をされてしまうかもしれません。相談をするときには、上司の立場になって考え行動しましょう。

相談をする目的

相談する目的は2つあります。相談をする前に、何のために上司に相談するのか目的を明確にしておきましょう。

1.アドバイスをもらう

自分では判断できない内容や問題を解決したいときなど、本当にこのやり方でいいのか、もっと良いやり方はないのかアドバイスをもらうために相談をします。

「〇〇についてアドバイスをいただけますか」「〇〇についてご意見をお聞きしたいです」

2.承認をもらう

仕事では自分の考えだけで進めてはいけない事もあります。自分の考えた提案や解決策で進めることを承認してもらうために相談をします。

「私は〇〇で見積りを出したいと思いますが、よろしいでしょうか」「今からすぐに〇〇会社に伺い謝罪したいと思いますが、問題ないでしょうか」

相談するときの7つのポイント

仕事を効率的に進める上で、相談は欠かせないことですが、相談される側にとっては少なからず負担がかかります。そこで以下の7つのポイントを押さえておきましょう。

1.まず自分で考える

わからないからと言って何でもすぐに相談することは、上司の貴重な時間を奪っていることになります。まずは自分で考えたり、調べるようにしましょう。相談するときは「どうしたらいいですか？」と上司に丸投げせずに、「私は〇〇と考えていますがいかがでしょうか」と、自分の考えを添えて相談するようにしましょう。

2.自分で考える時間を決める

自分で考えたり、調べたりすることは大切ですが、長時間かけてしまうと仕事の効率が落ちてしまいます。一人で悩み過ぎは禁物です。特に新人の内は、考えてもわからないことも多々あります。例えば考える時間は10分と決め、それ以上かかりそうなときは相談をする等、考える時間を決めておきましょう。

３.指示を出した人に相談する

仕事の相談は、同僚や相談しやすい人にするのではなく、仕事の指示を出した人に相談するようにします。指示を出した人は、仕事の内容をよく知っているため適切なアドバイスをもらうことができます。

４.相談をするタイミングを計る

上司に相談するタイミングは悩ましいところです。相談する内容により、タイミングを見極めて相談するようにしましょう。

・急ぎではない相談

上司の手が空いていそうな時間を見計らって相談するようにします。上司の手が空く時間がない場合でも、当日中には相談するようにしましょう。タイムリーに相談すれば、問題の発生を未然に防ぐことができたり、業務効率をあげることができます。

・緊急の相談

問題やトラブルなどで緊急に相談したいときには、上司が忙しそうにしていても「トラブルが起きたためご相談です」と上司に緊急ということを伝えて相談します。問題やトラブルは自分の判断だけで行動しないように気をつけましょう。

・上司がいつも忙しそうにしているときの相談

上司の手が空いたときに声をかけようと思っていても、ずっと忙しそうで相談しづらいということはありませんか。そんなときは「ご相談がありますので、ご都合の良い時間にお願いします」と伝えておき、上司から時間をつくってもらえるのを待つようにしましょう。

５.最初に「用件」と「相手の都合」を確認する

相談のはじめは「〇〇の件に関してご相談がありますが、今お時間よろしいでしょうか」と相談のテーマと、話しかける許可をもらうようにします。テーマをはじめに伝えると、上司は何を聞けばいいのかわかり、集中して話を聞いてくれます。

６.「意見」と「事実」は区別して伝える

相談者の意見が混じった相談は、上司が正しい判断に困ってしまいます。具体的で正確な情報を伝えるためには、自分の意見と事実は区別して伝えるようにします。また、口頭だけでは分かりづらい場合もあるため、データなど資料も準備しておくとよいでしょう。

【意見と事実が混じっている例】

本日の研修は受付で長い列ができてしまい、受講者の皆様が気分悪そうにしていました。そのため、明日は受付の人数を増やして対応しようと思いますがいかがでしょうか。

【意見と事実を区別した例】

本日の研修は受付で30名くらいの列ができてしまいました。クレームが入ったわけではありませんが、受講者の皆様の気分を害さないために、明日は受付を２人から３人に増やして対応しようと思いますがいかがでしょうか。

７.相談した結果を報告する

上司に相談したことは、結果も報告しましょう。上司は相談を受けたことが、その後どうなったか気になっています。上司から「あれはどうなった？」と聞かれる前に「先日ご相談した〇〇会社様の見積りですが、あの金額で了承していただけました。ありがとうございました。」と、相談にのってもらった感謝の言葉とともに結果報告をしましょう。