できる人の報告の仕方「かきくけこ」【新入社員向け】

2024年02月02日 2024年02月26日新入社員向け、ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

新入社員育成専門の研修トレーナー太田章代です。

仕事では毎日、報告・連絡・相談をしていますよね。職場ではチームで仕事をしているため、報連相をして周りの人達とコミュニケーションを取ることは必須です。

しかし職場では「部下が報連相をしてこない」「部下が勝手に仕事を進めてしまってミスが起きた」など、報連相に関する問題が発生しています。

ここでは、報連相の中の「報告」について詳しくご説明します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

報告とは

報告とは、仕事の進捗状況や結果など、仕事を依頼した人へ伝えることです。今まで起きた過去のことを伝えるのが報告です。上司は部下からの報告を受け、チーム全体を把握して業務がスムーズに進むようにしています。報告は社内で情報共有をして、業務効率化をすることを目的としておこないます。

報告の例／

完了報告「企画書の作成が終了しました」など
進捗報告「企画書は50％できています。明日11時に完成予定です」など
結果報告「ご相談した見積書でお客様からご契約をいただきました」など
ミス報告「納品遅れがあり、お客様からクレームがありました」など

新入社員はすべて報告

仕事の全体像を把握できていない新入社員からは「何を報告していいのかわからない」という声をよく聞きます。新入社員のうちは、報告した方がいいのか、しない方がいいのか迷ったら全部報告をしてください。

新入社員を指導する上司は、「今どんな感じで仕事が進んでいるのか」「わからないことはないのか」と気にしています。報告をしっかりおこなうことで、上司は安心をすることができます。

報告のポイント「かきくけこ」

それでは、できる人がしている報告の「かきくけこ」を見ていきましょう。

「か」簡潔にわかりやすく

新入社員は報連相に慣れていないため、話が長くなりがちです。何を報告したいのか、簡潔にわかりやすくまとめてから報告するようにします。メールやチャットで報告するときにも、なるべく短い文章で伝わるように書きましょう。

「き」聞かれる前に

報告は、タイミングが重要です。ミスやクレームなど悪いことは早急に伝えるようにします。また、急ぎではない報告は、上司の手が空いていそうな時間を見計らって報告するようにします。上司がどんなに忙しそうにしていても、「あれどうなっている？」と聞かれる前に、迅速に報告をするようにしましょう。

上司が忙しそうな場面での緊急度が高い報告例／
・「お忙しいところ申し訳ございません。〇〇について至急のご報告があります」と言ってから伝える

・「至急の報告があるのでチャットに入れます。申し訳ございませんが、移動中にご覧いただけますか」と依頼する

「く」区別して

「それは事実なのか」「意見なのか」わからない報告があります。報告は、「事実」「意見」「推測」を分けて伝えることで、上司は正しく理解をすることができます。

NGな報告

「本日お客様からパソコンの調子が悪いと連絡があり、使いづらいと仕事の効率が下がってしまうため、明日点検に行った方がいいと思います」

→この報告では、お客様が「仕事の効率が下がっている」と言っているのか、こちらの意見や推測なのかわかりづらい

区別した報告

「本日お客様からパソコンの調子が悪いと連絡がありました。これは私の意見ですが、使いづらいと仕事の効率が下がってしまうため、明日点検に行った方がいいと思います」

「け」結論から

上司が一番知りたいことは結論です。なぜそうなったのかという過程は補足情報として結論の後に伝えます。また、報告なのか、連絡なのか、相談なのか、最初に伝えるようにしましょう。

報告例／
「昨日の営業促進会議に関してのご報告があります。今お時間よろしいですか。会議で決定した、顧客リストを作成しました。具体的には～（詳しい内容）」

「こ」コミュニケーションを取る

報連相で情報共有をすることで「業務効率化」や「問題を早期に解決する」などメリットがありますが、もう一つ重要な役目をしています。それは、職場のメンバー同士の意思疎通を図ることです。報告をしっかりおこなうことで、おのずと周りの人達とコミュニケーションを取る場面が増えます。報連相をしっかりできる人は上司から信頼を得ることができます。

まとめ

できる人の報告「かきくけこ」
「か」簡潔にわかりやすく
「き」聞かれる前に
「く」区別して
「け」結論から
「こ」コミュニケーションを取る

組織で働く人にとって、報告をすることは重要な業務のひとつです。周りの人達と人間関係を築く上でも大切ですので、「かきくけこ」をしっかり行っていきましょう。