怖さ半減！ミスの対策と報告の仕方

2021年06月01日 2024年08月26日ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師、太田章代です。

仕事でミスをした事がない人はいません。人間ですからミスはつきものですが、ミスが重なると「私はこの仕事に向いていないのかもしれない」と落ち込んでしまいます。

私はミス岡崎（愛知県岡崎市出身）と自分を呼んでいました。ミスはキレイな人を選ぶ「ミス」ではなく、ミスが多い「ミス」です（笑）。数々のミスをしてきたため、その分ミスの報告もたくさんしています。結果この記事を実体験で書けているので、ミスが糧になっていますね。

これよりは、なるべくミスを減らしていくための４つの対策と、ミスをしてしまった時の報告の仕方についてご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

１. ミスが多い人の４つの対策２. ミスをしたときの流れ３. ミスの報告の伝え方４. ミスの報告悪い例と良い例５. まとめ

ミスが多い人の４つの対策

１.指示を受けるときにはメモを取る

小さなことでもメモをしていますか。メモを取らない人ほど、自分は大丈夫と思い込んでいるところがあります。しかし、人間はどんなに頭が良くても忘れるようにできています。メモを取る習慣をつけて、あいまいな記憶をなくしましょう。

２.計画を立ててから仕事に取りかかる

指示を受けた仕事に対して、計画を立てずにそのまま取りかかっていませんか。計画を立ててから実行すると、不明点が出てきたり、ミスの危険予測ができます。短い時間でいいので、計画を立て準備をしてから実行するようにしましょう。

３.周りの人に相談をする

分からないことや不安なことがあったとき、周りの人に相談していますか。周りの人も忙しいからと遠慮しないで、先輩、上司に相談してください。「～だろう」と進めてしまった結果起こるミスが、事前に回避できる可能性が上がります。

４.体調をしっかり整える

寝不足、頑張りすぎなどで精神的にも肉体的にも弱っているときにミスは起こりやすいものです。適度に休憩をして集中力を保てるように健康管理をしましょう。

ミスをしたときの流れ

１.速やかに報告をする

ミスの報告はスピードが命です。上司がどんなに忙しそうにしていても、ミスを迅速に報告するようにします。ミスをするのは人間ですから仕方がないことです。しかし、ミスを隠すことは人間性が出るため信頼を失うこともあります。また自分だけの問題ではなく会社の信用を失ってしまう事もあります。ミスは隠すことなく正直に報告をしましょう。

２.謝罪をする

報告した上司や、ご迷惑をおかけした取引先などに「誠に申し訳ございません」と誠意を持って謝罪をしましょう。その時に「時間がなくて・・・」などの言い訳はしてはいけません。責任を持って仕事をしていている姿勢を見せることが大切です。

３.解決策を考える

謝罪の次に考えることは解決策です。相手の意向も伺って、解決策をいくつか考えるようにします。自分だけの考えで勝手に動かないように注意してください。

４.リカバリーできるように行動する

ミスをして落ち込む気持ちも分かります。しかし起こしてしまったミスは取り消すことができません。ずっと落ち込んでいて、周りから「○○さん暗いね」と言われいないように、気持ちを切り替えて、ピンチをチャンスにできるように動きましょう。

ミスの報告の伝え方

１.結論から伝える

時系列でミスの報告をすると、最後に結論がきます。報告を受けた側は、話が長くて要点がつかめないと、話の途中で「それで、何が言いたいの？」と聞きたくなります。まずは結論から伝えて、そのあと具体的な内容を話しましょう。

２.事実のみ伝える

「お客様はそんなに怒っていなかったです」など、自分の主観は入れないようにします。自分に有利になるように小さく報告しないように、ありのまま事実のみを報告します。上司は正しい情報が得られないと、正しい判断をすることができません。

３.自分なりの解決策を考えて伝える

「どうしたらいいでしょうか？」とすべて上司丸投げしてしまうのはＮＧです。自分としてはどうしたいのか考えて、上司に伝えるようにしましょう。

ミスの報告悪い例と良い例

悪い例／

本日、日本商事様からお電話があり、パソコンが３台まだ届いていないということでした。お客様は焦っている様子ではなかったのですが、内容を確認したところ、本日１４時にパソコンの納品予定で注文をされていたそうです。納品書を確認したところ１４時ではなく１６時になっていたため、私の時間の記入ミスが発覚しました。そんなに急がなくて大丈夫だと思いますが、お客様の対応はどうしたらいいでしょうか？