仕事の上手な断り方【相手に悪い印象を与えず断るフレーズ３選】

2020年10月27日 2024年08月26日ビジネスコミュニケーション

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師、太田章代です。

『上司から急な仕事を頼まれた』『お客様から無理難題を言われた』などのケースで、断る必要があるのに、断りづらいことがありませんか。

やんわりと断ったが相手にしっかりと伝わらずに結局受けることになってしまったり、上手く断ることができずに人間関係がギクシャクしたりすることがあります。

これよりは、人間関係に支障をきたすことなく、『仕事を上手く断るフレーズ』をご紹介します。今まで断れずに仕事の負担が多くなっていた方も、断り方をマスターしてストレスを軽減していきましょう。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

仕事を断ることは失礼ではない

仕事が断れない人は「嫌われるかもしれない」「できない人だと思われたくない」「上司やお客様からの要望には全て応じなければならない」

と思っているかもしれません。しかし、断らないといけない状況なのに断れずに、仕事の負担が増えて毎日残業が続き、ミスも増えて上司に叱られ、何もかもが悪循環なんてことはありませんか。

断れないと自分を苦しめストレスを溜めることになります。全てYESと受けてしまうと、『面倒なことも、あの人に頼めばやってくれる』とどんどん仕事を依頼してくる人もいるでしょう。仕事では自分の仕事状況や、意思をしっかり伝えることが大事です。面倒くさいから断るわけではありません。あらゆる理由や状況から『断る』ということは、相手に失礼でも、悪いことでもないと認識しましょう。

上手な断り方の公式

良好な人間関係を保ったまま上手く断るには一定の公式があります。その公式は『感謝＋理由＋断り＋代替案』です。

①感謝（ポジティブ言葉）　　　　　まず感謝をして肯定的に受け止める
②理由（ネガティブ言葉）　　　　　しっかり自分の考えを伝える
③断る（ネガティブ言葉）　　　　　断り、残念な気持ちや謝罪をプラスする
④代替案を提示（ポジティブ言葉）埋め合わせしたい気持ちや具体的な代替案を伝える

『②理由』は、長々伝えると言い訳がましく感じてしまいがちです。短く簡潔に伝えるようにしましょう。仕事を部下に依頼する

クッション言葉で気遣いを伝える

クッション言葉とは、言いづらいことを伝えるときに、文の前に入れて言葉を柔らかくする効果があります。

上記『③断る』ときに、クッション言葉を入れると相手への気遣いを示すことができ、柔らかく伝えることができます。断る言葉の前に入れるクッション言葉は、以下のような言葉があります。

・せっかくですが・残念ではございますが・申し訳ございませんが・あいにくですが・心苦しいのですが・お気持ちはありがたいのですが・誠に勝手ながら

会話例／「残念ではございますが、今回は欠席させていただきます」「申し訳ございませんが、ただいま在庫を切らしております」「あいにくですが、こちらの商品は販売が終了しております」

上手な断りフレーズ３選

それでは『上手な断り方の公式』を使って仕事で使えるフレーズを３つご紹介します。NGな断り方は自分の感情をストレートに伝えているため、相手への配慮に欠けます。言葉足らずは人間関係を悪くする原因になるため気をつけましょう。

１．上司から重要な仕事を、今週中に完了するように頼まれた

NGな断り方「今週は忙しくてできません」

適切な断り方
①感謝　　　お声掛けいただき、ありがとうございます。
②理由　　　今週は見積書と提案書で予定が詰まっており
③断る　　　申し訳ございませんが、お引き受けできません。
④代替案　　来週でしたらスケジュール調整できそうですが、いかがでしょうか。

２．上司から今日中にAという仕事をして欲しいと頼まれた

NGな断り方「今日は無理です」

適切な断り方
①感謝　　　お声かけいただき、ありがとうございます。
②理由　　　本日はBCという仕事を抱えており
③断る　　　あいにく、Aの仕事をお受けできない状態です。
④代替案　　明日午前中まででしたら完了できそうですが、いかがでしょうか。

３．お客様に値引きをして欲しいとお願いされた

NGな断り方「この商品はお値引きができません」

適切な断り方
①感謝　　　商品購入をご検討いただきありがとうございます。
②理由　　　実はこの商品に関してはご提示できる限界の料金になっております。
③断る　　　ご希望に添えず心苦しいのですが、お値引きができない旨ご理解いただけませんか。
④代替案　　お客様のご予算に合わせた商品ですと、こちらの商品も人気ですがいかがですか。

断り上手はコミュニケーション上手

『断る』ときは、自分の気持ちをそのまま伝えるのではなく、相手の気持ちに配慮した伝え方をしなくてはなりません。引き受けるべきでない仕事を受けてしまい、モヤモヤしたり、ストレスを溜めないために、上手な断り方をマスターしましょう。仕事において、断り上手はコミュニケーションを円滑にするための重要なスキルなのです。