これは必須！訪問前の『事前準備』５つのポイント

2022年04月07日 2024年02月04日ビジネスマナー

執筆者：新人育成トレーナー太田章代

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。アポイントをとって企業を訪問するときには、前日までに事前準備を整えることが大切です。訪問したはいいが、忘れ物をしたり、目的がわからない話の内容では時間の無駄です。相手も「何のために来たの？」と不満が残るでしょう。これよりは、訪問前に必ず準備しておきたいことをご紹介します。 YouTube版も公開しています

動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

訪問は事前準備が重要

事前準備はお客様から見えない部分ですが、相手のお時間をいただく限り、しっかり準備を整えてから訪問するのが礼儀です。また、『商談成立は事前準備で決まる』とも言われています。これよりは。訪問前にする事前準備する5つのポイントを見ていきましょう。

＜あわせて読みたい＞営業として知っておきたい、訪問する上で必要なビジネスマナーについても詳しく記事にしています。ご興味あれば、是非ご覧ください。 ⇒ 訪問のビジネスマナー【基礎編】｜案外知らない訪問時の注意点

１.情報収集する

訪問する相手を知っておくことは、訪問する側のマナーです。ホームページなどで、訪問先の設立、従業員数、事業内容、拠点数や理念、最新の情報など、知識を入れておきます。情報収集をしておくことで、提案や雑談にも役に立ちます。また、ホームページでは得られない知りたい情報を、訪問時に質問できるようにメモしておきましょう。

２.訪問の『目的を明確』にする

営業ならば、目的は「成約をする」です。その目的を達成するために・提案をする・ニーズをヒアリングする・クロージングをするなどがあげられます。『何のために訪問するのか』を明確にしておくことで、訪問の質が変わります。

３.仮説を立てシミュレーションをする

訪問では『目的』を達成するために資料を再度読み込み、細部まで頭に入れておきます。また、提案内容の『仮設』を立てておくが大切です。「お客様は〇〇なので、自社の商品を購入すると〇〇になります」と、相手にとってのメリットを考えておきます。話しの展開など、シミュレーションをしておくことが、商談などの成功を導くカギとなります。

４.目的を達成できるように『持ち物』を準備する

訪問に必要なものを準備します。口頭だけで伝わりづらいデータや商品などは、目で見ることができるようにしておきます。上記３の「仮説を立ててシミュレーションをする」と、何を準備したらいいのか明確になります。忘れ物がないように、念入りに確認をしましょう。

持ち物チェックリスト □筆記用具 □スケジュール帳 □パソコン、タブレット（必要なデータを確認） □名刺（枚数の確認） □打合せに必要な書類 □訪問先の住所、電話番号、担当者名のメモ

５.行き方を調べる

どんな理由であれ、遅刻は印象を悪くします。１０分前には到着して身だしなみを整え、５分前に訪問できるように、行き方をしっかり調べておきましょう。 ■車の場合カーナビや交通アプリで、訪問先までの所要時間を把握しておきます。下記のような事が起きる可能性があるため、余裕を持って到着するようにします。危険予測・渋滞に巻き込まれる・道に迷う・駐車場が会社の近くにない・駐車場が満車・ガソリンの残量がわずか ■電車・バスの場合交通アプリで、訪問先までの交通機関や所要時間を把握しておきます。下記のような事が起きる可能性があるため、余裕を持って到着するようにします。危険予測・遅延、運休している・乗り継ぎに時間がかかる・降りてから道に迷う・敷地が広くて訪問先まで距離がある ■番外編これは私のしている事ですが、『天気予報』を見るようにしています。雨や雪など天気が悪い場合は、以下のような対策をします。・傘を持つ・たっぷり余裕を持って会社を出る・書類が濡れないようにする・訪問当日に車の渋滞や、電車の遅延情報を見る

まとめ

訪問当日は身だしなみをしっかり整えて、訪問しましょう。事事前準備がしっかりできていると心に余裕もできますし、話の内容も充実して、訪問の質が格段に上がります。行き当たりばったりの訪問にならないように、ぜひ実行してみてくださいね。

執筆者プロフィール

新人育成トレーナー アイキャリア株式会社太田章代: 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。プロフィール詳細

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