太田章代
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

アポイントをとって企業を訪問するときには、前日までに事前準備を整えることが大切です。

訪問したはいいが、忘れ物をしたり、目的がわからない話の内容では時間の無駄です。相手も「何のために来たの?」と不満が残るでしょう。

これよりは、訪問前に必ず準備しておきたいことをご紹介します。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

訪問は事前準備が重要

事前準備はお客様から見えない部分ですが、相手のお時間をいただく限り、しっかり準備を整えてから訪問するのが礼儀です。また、『商談成立は事前準備で決まる』とも言われています。これよりは。訪問前にする事前準備する5つのポイントを見ていきましょう。

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訪問のビジネスマナー【基礎編】|案外知らない訪問時の注意点

1.情報収集する

訪問する相手を知っておくことは、訪問する側のマナーです。ホームページなどで、訪問先の設立、従業員数、事業内容、拠点数や理念、最新の情報など、知識を入れておきます。情報収集をしておくことで、提案や雑談にも役に立ちます。

また、ホームページでは得られない知りたい情報を、訪問時に質問できるようにメモしておきましょう。

2.訪問の『目的を明確』にする

営業ならば、目的は「成約をする」です。その目的を達成するために
・提案をする
・ニーズをヒアリングする
・クロージングをする
などがあげられます。『何のために訪問するのか』を明確にしておくことで、訪問の質が変わります。

3.仮説を立てシミュレーションをする

訪問では『目的』を達成するために資料を再度読み込み、細部まで頭に入れておきます。また、提案内容の『仮設』を立てておくが大切です。「お客様は〇〇なので、自社の商品を購入すると〇〇になります」と、相手にとってのメリットを考えておきます。

話しの展開など、シミュレーションをしておくことが、商談などの成功を導くカギとなります。

4.目的を達成できるように『持ち物』を準備する

訪問に必要なものを準備します。口頭だけで伝わりづらいデータや商品などは、目で見ることができるようにしておきます。上記3の「仮説を立ててシミュレーションをする」と、何を準備したらいいのか明確になります。忘れ物がないように、念入りに確認をしましょう。

持ち物チェックリスト
□筆記用具
□スケジュール帳
□パソコン、タブレット(必要なデータを確認)
□名刺(枚数の確認)
□打合せに必要な書類
□訪問先の住所、電話番号、担当者名のメモ

5.行き方を調べる

どんな理由であれ、遅刻は印象を悪くします。10分前には到着して身だしなみを整え、5分前に訪問できるように、行き方をしっかり調べておきましょう。

■車の場合
カーナビや交通アプリで、訪問先までの所要時間を把握しておきます。下記のような事が起きる可能性があるため、余裕を持って到着するようにします。

危険予測
・渋滞に巻き込まれる
・道に迷う
・駐車場が会社の近くにない
・駐車場が満車
・ガソリンの残量がわずか

■電車・バスの場合
交通アプリで、訪問先までの交通機関や所要時間を把握しておきます。下記のような事が起きる可能性があるため、余裕を持って到着するようにします。

危険予測
・遅延、運休している
・乗り継ぎに時間がかかる
・降りてから道に迷う
・敷地が広くて訪問先まで距離がある

■番外編
これは私のしている事ですが、『天気予報』を見るようにしています。雨や雪など天気が悪い場合は、以下のような対策をします。

・傘を持つ
・たっぷり余裕を持って会社を出る
・書類が濡れないようにする
・訪問当日に車の渋滞や、電車の遅延情報を見る

まとめ

訪問当日は身だしなみをしっかり整えて、訪問しましょう。事事前準備がしっかりできていると心に余裕もできますし、話の内容も充実して、訪問の質が格段に上がります。行き当たりばったりの訪問にならないように、ぜひ実行してみてくださいね。


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