太田章代
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執筆者:ビジネスコミュニケーション専門家 太田章代
日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

ビジネスメールを送る際に、メールを受け取る人に失礼がないよう「どのように件名を書けばいいの?」「件名はこのままで返信していいの?」と迷ったことはありませんか。

相手は一日何十通ものメールを受け取ることがあります。その中で、最初に見られる件名は、相手に配慮した書き方をしないと、開封・返信が遅くなる可能性もあります。

ここでは、基本の件名の書き方、返信時の注意点を確認していきましょう。

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動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ!

内容が分からなかった件名

まずはじめに、今まで私が受け取ったメールの中で、内容が分からず困った件名をご紹介します。

・日程の件です  ⇒何の日程?
・書類を送ります ⇒何の書類?
・〇〇会社△△です   ⇒用件は?
・ご無沙汰しております ⇒用件は?
・先日はありがとうございました ⇒御礼?

いかがでしょうか。この件名だと、本文の内容がわからず疑問がわきます。件名は、本で言うと目次のようなものです。本文に何が書いてあるのか、パッと見てわかるような件名をつけましょう。

内容が一目でわかるように簡潔にわかりやすく

件名は、一目で「どのような用件なのか」がわかるように書きます。では、具体的にどのように件名だと、用件が伝わるのでしょうか。これよりポイントを3つあげていきます。

1.文字数は20文字以内

Yahoo!のニューストピックスの見出しの文字数は、15.5文字(2022年3月現在)です。これは見出しを認識する速さと、記事内容を正確に理解できるかどうか調べた結果によるものです。

文字数が多いと理解しづらいですし、反対に文字数が少なくて内容が理解できなければ本末転倒です。

件名も15文字以内で書ければいいのですが、収まらないことも多々あります。ですので、20文字以内がおすすめです。20文字以内と決まりがあるわけではありませんが、この文字数ですと読みやすく理解度が高まります。以下の件名を見ただけで、短い件名の方が理解しやすいですね。

✕令和4年度新入社員のアンケートについて結果をご報告いたします(30文字)
〇令和4年度新入社員アンケート結果のご報告(20文字)

2.用件に日にちなど、数字を入れる

件名は具体的に書くと、相手が理解しやすくなります。その上で、開催の日にちや締め切り日など、数字を入れることにより、相手が一目で何のことか判断ができるようになります。ここでは、✕〇の例をあげていきます。

✕ 訪問時間変更について
〇 3月20日(月)訪問時間変更のご相談

✕ 次回の△△製品展示会について
〇 4月7日(月)△△製品展示会のご案内

3.メールの『用件+なぜ連絡をしたのか』を入れる

メールを送る目的は、様々です。具体的な用件に続いて、「何で連絡をしたのか」を書きます。「〇〇について」や「〇〇の件」では、範囲が広すぎて何で連絡をしたのか、わかりづらいものです。連絡した目的は、「ご提案」「お知らせ」「ご相談」「お願い」「ご連絡」「ご報告」などあります。用件+「なぜ連絡をしたのか」を入れることにより、相手は今すぐ読んだ方がいいのか、後で読めばいいのか判断します。
ここでも、✕〇の例をあげていきます。

✕ 東京出張の件
⇒ これだと「返信が必要なのか」「すぐに確認することがあるのか」わかりま
せん。
〇 3月16日(水) 東京出張スケジュールのご連絡
⇒ 『スケジュールのご連絡』と分かれば、手が空いたときに確認すればいいと
わかります。

初めての方へメールを送るときは『用件+送信者名』

初めての方へメールをする場合は、誰から届いたメールなのか分かるように、自分の会社名・氏名を件名の最後につけておくと親切です。

迷惑メールや、営業メールなどもあるので、誰が送ってきたメールなのかわからないとスルーされてしまう可能性もあります。では、✕〇の例をあげていきましょう。

× 面談の御礼
× 初めまして。□□(会社名)の××(氏名)です
〇 【面談の御礼】□□(会社名)の××(氏名)です

1つのメールに用件は1つ

1つのメールには1つの用件を書くことが基本です。そうすることで、件名だけでなく、本文の内容もわかりやすくなります。どうしても、複数の用件を1回で送りたいときには、件名も複数の項目を書くようにします。

例/「営業会議持ち物のご連絡」と「打合せ日程調整のお願い」

返信は件名を変えずに送る

たまに返信メールの件名が変更してあったり、件名に言葉を追加して送られてくる場合があります。本文の内容が変わらない限り、件名はそのまま返信した方が、件名ごとにメールの履歴を管理できるため便利です。例えば以下のような例を見ていきましょう。

■件名をそのまま返信
4月1日新入社員研修のお知らせ
Re: 4月1日新入社員研修のお知らせ

■件名を変更して返信
4月1日新入社員研修のお知らせ
Re:新入社員研修の内容を確認しました

件名が変更してあると、新規のメールに見えてしまうことがあります。相手への気遣いで変更しているケースが多いですが、そのまま返信するようにしましょう。また途中で話題が変わった場合は、件名も変更すると、後で確認をしやすくなります。

強調したい部分は【】を使う

件名に【】を使うと、そこが強調され、単語が目に入りやすくなります。早速、【】の使い方の例をあげていきましょう。

【御礼】本日の営業研修お打合せ
【お見積り】4/6ビジネスマナー研修の研修料金のご連絡
【重要】年末年始の配送日程のお知らせ

【重要】【緊急】などは、「早く見て欲しい」という願望が入っており、お客様に不快な思いをさせてしまう可能性があるため、使わないようにしておきましょう。社内のルールとして、社員全員が目を通すものには【重要】と入れる等、定めてあれば使用しやすいですね。

まとめ

件名は、仕事のメールで重要な役割を果たしています。本文の内容が一目でわかるように相手への配慮ができていれば、開封率が上がりコミュニケーションもスムーズにいきます。ポイントを押さえて、件名を書くようにしていきましょう。


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