【事前準備編】ムダな会議にさようなら｜会議の結果は準備で８割決まる
2020年07月19日 2024年08月27日 ビジネスコミュニケーション
会議は会社の方向性を決める大切な時間です。会議の目的が達成されず決定が先延ばしにされると、時代に乗り遅れて手遅れになる可能性もあります。会議は必要だと思いますが、今回のこの記事で会議の在り方を今一度見直すきっかけにしてみてください。
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有効な会議は準備で８割決まる
仕事は段取り８割と言いますが、会議も同じです。まずは会議の準備をするファシリテーター役を決めます。会議におけるファシリテーターとは、会議の生産性を上げるために、中立の立場にたって進行をする人のことをいいます。ファシリテーター役が会議の準備をしっかり整えて、参加者に早めの通達をして参加者意識を高めることはとても重要です。ここからは、私がファシリテーター１日研修でお伝えしている内容の重要なところだけをピックアップしてご紹介します。
事前準備をすること
1.日時を決める
参加者が忙しくない日時で決めます。なるべく会議に遅刻したり、離席をする事を避けたいためです。また午前中の方が発想が浮かびやすく、午後一番の昼食後などは眠くなる時間なので避けた方が無難です。ちなみに大人の集中できる時間は40分ですので、長くても1時間まで、重い内容でなければ30分以内に終了するようにします。曜日も重要です。土日休みの場合、月曜日は休み明けで忙しいことも多く、火曜・水曜が最適です。なお、金曜日は１週間の仕事の疲れも溜まっており、気分は休みに向かっているのであまり好ましくありません。
2.場所を決める
会社の会議室の場合が多いと思いますが、なるべく窓のある明るい部屋がおすすめです。自然光があった方が、意見が活発にでます。反対に天井が高く暗い部屋、人数に合っていない大きすぎる部屋は意見が出づらい傾向にあります。机の配置も、お互いにみんなの顔が見えるようにセッティングしましょう。
3.参加者を決める
当然ですが、参加人数が多いほど意見がまとまりづらくなります。テーマに関係のない人が参加しても『何でこの会議に出ないといけないのだろう』と思ってしまいますので、関係者のみ最小人数で行うことがベストです。かと言って、特定の人だけの意見を採用しても、みんなが納得してくれません。テーマによって誰が参加に適するのか考えて参加者を決める必要があります。『いつも参加しているから』という惰性はやめましょう。
4.アジェンダを事前配布して、事前に意見をまとめてもらうよう依頼しておく
会議中に参加者に突然意見を求められても良い意見は出てきません。会議の目的や目標を事前に周知して、参加者にも意見を持って参加してもらうように促します。意見を発表する上で必要な資料やデータがあれば各自準備して参加してもらうようにしましょう。
5.会議のシナリオを決めタイムマネジメントをしておく
決められた時間をオーバーしないように、また時間内に目的が達成できるようにタイムマネジメントをします。シナリオの例をあげます。 ①共有（会議の目的や目標、流れを伝える）５分 ②発散（意見をどんどん出す）２０分 ③収束（意見をグループにまとめる）１５分 ④決定（合意形成をして意見を1つに決定する）１０分 ⑤まとめ（決まった意見をいつ、誰が、いつまでにするのか決める）１０分 会議のはじめの共有の時間に、上記の流れも伝えておくと参加者も時間を意識してくれるようになります。
6.予測される障害に対する根回し
根回しはネガティブなイメージではなく、限られた時間の中で生産性の高い会議にするためには根回しが必要です。会議前にキーパーソンと会議の目的や目標をする合わせするなど、協力を仰ぐようにします。また参加者に意見を持って参加してもらうのも、声掛けが必要です。会議の前から参加者を巻き込んで参加者意識を高めます。
7.会議のルールを決めておく
会議の中で問題になりそうな事を、ルールを作ることにより防ぐことができます。例をいくつかあげます。 ・意見を言う人が少ない場合 → 「１人１個以上の意見を言う」 ・人の意見を批判する人がいる場合 → 「人の意見は否定しない」 ・話しが長い人がいる場合 → 「たくさんの人の意見をいただきたいため発言は１人２分以内」 ・他人の意見を遮る人がいる場合 → 「意見は手を挙げ当たったら発言をする」
おわりに
今回は生産性の高い会議にするために、ファシリテーターが会議に向けて準備することをご紹介しました。会議は準備８割で結果が変わります。上記7つのポイントをしっかりと準備して、ムダな会議をなくしましょう。別の記事で会議参加者の集中力を高める『目的と目標の共有』についてもご紹介しています。よろしければそちらも参考になさってください。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細
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