忙しい上司への『相談の仕方』３つのポイント

2022年01月15日 2023年10月27日 ビジネスコミュニケーション

日本一気さくで身近な研修講師を目指している、太田章代です。

あなたは上司が忙しそうで、声をかけづらい事はありませんか。研修に登壇すると受講者さんからよく「上司に声をかけづらい」というお悩みを伺います。

これよりは、忙しい上司に相談するのが苦手な方へ、押さえておきたい３つのポイントをご紹介します。

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太田章代
動画でも学べます。聞き流すだけでも理解できますよ！

「自分で考えろ」と言われないために

上司から指示を受けたとき、わからない事があれば、その場で確認をします。指示内容を理解してから作業をはじめても、途中で疑問や問題が生じることがあります。その場合は、上司からアドバイスをもらうために相談をします。

仕事を効率的に進める上で、相談は欠かせないことですが、相談される側にとっては少なからず負担がかかります。そこで以下の3つの事に気をつけてみてください。

１.調べたらわかることは自分で調べる

「上司に聞いた方が早いから」と、気軽に相談する前に自分で調べてみましょう。ただ、調べるのに1時間も2時間もかかってしまっては時間のロスです。10分調べてもわからない場合は、調べた旨も伝えて相談しましょう。

2.以前聞いた内容は何度も聞かない

上司からの指示やアドバイスは、どんなに簡単なことでもメモを取るようにします。そして、上司から１度でも聞いたことがある内容なら、メモを見て同じことを繰り返し聞かないようにしましょう。

3.適切なタイミングで上司に声を掛ける

上司があきらかにバタバタしているときに、急ぎではない相談をしてしまうと、上司をイラつかせてしまいます。

どんなに忙しい上司でも、手が空く瞬間がありますので、タイミングを見て相談するようにします。ただし、クレーム対応など緊急の場合は、上司がどんなに忙しくてもすぐに相談をするようにしましょう。

上司の負担を減らす相談の仕方

忙しい上司には、簡潔にわかりやすく相談をして時間を取らせないことが大切です。話をまとめるのが苦手な人は、準備をしてから相談するようにしましょう。話す準備の内容は3つのポイントを意識して考えます。

１.結論から伝える

上司の時間をいただく限り、短く簡潔に伝わるよう、「〇〇についてご相談です」と結論を言ってから、具体的な内容を伝えるようにします。最も伝えたいことを最初に伝えることにより、上司が集中して話を聞いてくれます。

２.自分の考えを添える

相談と言えども、「どうしたらいいですか？」と上司に答えを丸投げしてはいけません。まずは自分で考えて答えを出し、上司の考えと合っているか確認するようにします。

その際には「私としては〇〇と考えますがいかがでしょうか」と伝えると、上司がYES&NOで答えることができるため、1から考える手間が省けます。

３.相談内容を具体的に伝える

上司が適切な答えを出すためには、部下からの具体的で正確な情報が必要です。情報が少ないと間違った判断をしてしまう可能性があります。上司から質問がないように、必要な情報を準備してから相談しましょう。

その際に、口頭だけでは分かりづらい数字が入ったデータなどは、資料として準備いておくと上司が理解しやすくなります。

相談の仕方「悪い例」と「良い例」

上記のように、相談するときの3つのポイントを踏まえて、悪い例と良い例をあげてみます。
「悪い相談の仕方」例／

先日、田中商事様にA商品100個の見積もりを送りました。購入を検討していただいたのですが、予算が合わないということで、値引きをして欲しいと連絡がありました。どうしたらいいでしょうか。

×悪い理由 ・結論から伝えていない ・自分で考えずに上司に丸投げしている ・上司が判断するのに必要な情報を伝えていない

「良い相談の仕方」例／

田中商事様のA商品の値引きについてご相談です。先日A商品100個、合計150万円の見積りを出しましたが予算が合わず値引きをして欲しいと連絡がありました。

田中商事様は、10年間コンスタントに年間売上が1,000万円以上あります。この実績を考慮して、私としては10％値引きの135万円で提示したいと考えますがいかがでしょうか。

〇良い理由 ・結論から伝えている ・自分の考えを添えている ・上司が適切な判断ができるように詳しい数字を伝えている

相談ができずに失敗した事例

以下は上司に相談せずに失敗した事例です。
事例／

新入社員のTさんは、N課長から依頼を受けた今日締め切りの企画書を作成していました。

作成している途中で相談しないと分からないことが出てきました。しかしN課長が忙しそうで、後で聞こうと思っていたらN課長が出かけてしまい、今日は帰ってこないということが判明しました。

仕方なく自分の分かる範囲で企画書を作成して提出したところ、翌日N課長から「企画書を作り直すように」と注意を受けました。

これは何が問題だったのでしょうか。

新入社員のTさんは、N課長が忙しそうで声をかけると迷惑がかかると遠慮していたそうです。その気持ちは分かりますが、仕事が完了しない方が迷惑がかかります。受けた仕事を完了させるのが一番重要です。この場合は、自分の分かる範囲で作成しているため、未完成のまま提出したことが問題でした。

解決方法としては3つあります。

１.N課長に「お忙しいところ申し訳ありません」と声をかけて相談する

２.N課長が外に出てしまった場合は、他の上司や先輩に相談する

３.外出しているN課長に、電話またはメールで連絡を取り相談する

受けた仕事の責任を全うするために、疑問点は遠慮なく相談し、上司から仕事のやり直しが出ないようにしましょう。

まとめ

忙しい上司への相談の仕方は3つのポイントがあります。

１.結論から伝える 「〇〇についてご相談です」と結論を言ってから、具体的な内容を伝える。

２.自分の考えを添える 「私としては〇〇と考えますがいかがでしょうか」と、自分の考えを伝える。

３.相談内容を具体的に伝える 上司が適切な答えを出せるように、部下から具体的で正確な情報を伝える。

以上の3つを意識して、何と伝えるのか準備してから上司に相談するようにしましょう。

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