恥をかく！電話応対での間違った言葉遣い10選
2022年06月25日 2024年05月25日 ビジネスマナー
電話応対で知らないうちに恥をかいているのが「言葉遣い」です。失礼な言葉遣いをしていると、印象が悪くなることもあります。
特に電話は、相手のお顔が見えず、言葉だけのコミュニケーションになるため、言葉遣いはとても重要です。
そこで今回は、電話応対での間違った言葉遣いを「電話を受けるとき」「電話をかけるとき」の場面毎に10選ご紹介します。
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「電話を受けるとき」の間違った言葉遣い
はじめに、電話を受けるときに気をつけたい言葉遣いをみていきましょう。
1.相手の名前を確認するとき
✕「○○会社の△△様でございますね」 ○「○○会社の△△様でいらっしゃいますね」
「ございます」は「ある」丁寧語。△△様という人を確認するため、「いる」の尊敬語「いらっしゃる」を使います。
2.相手が名乗らなかったとき
✕「失礼ですが、お名前を頂戴できますか」 ○「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」
「頂戴する」は「もらう」の尊敬語です。名前は「もらう」ものではないため、間違いです。「たずねる」の謙譲語「伺う」を使うようにします。
3.指名の人が休みであることを伝えるとき
✕「本日はお休みをいただいております」 ○「本日は休みを取っております」
「いただく」は「もらう」の謙譲語です。休みは電話の相手からもらうものではないため間違いです。「取っております」を使うようにしましょう。
4.分からないことを聞かれたとき
✕「分かりません」 ○「分かりかねます」
単に「分かりません」と伝えると冷たい印象を与えてしまいます。「分かりかねます」と丁寧に伝え、その後に代替案を出すようにしましょう。 例／「申し訳ございません。私には分かりかねます。分かる者に代わりますので少々お待ちいただけますか」
5.伝言を伝えておくとき
✕「○○に伝えておきます」 ○「○○に申し伝えます」
「申し伝える」は自分が聞いた内容を、別の人に伝えるという謙譲語です。伝言を伝えるときには「申し伝える」を使いましょう。
「電話をかけるとき」の間違った言葉遣い
続いて、電話をかけるときに気をつけたい言葉遣いをみていきましょう。
1.最初の名乗るとき
✕「もしもし。○○会社の△△と申します」 ○「いつもお世話になっております。○○会社の△△と申します」
「もしもし」は、「聞こえますか」の確認ですが、必要ありません。「いつもお世話になっております」と挨拶後、企業名、名前を名乗りましょう。
2.指名の人を伝えるとき
✕「○○部長様はいらっしゃいますか」 ○「部長の○○様はいらっしゃいますか」
役職は一つの敬称ですので、役職＋様は二重敬語です。「部長の○○様」または「○○部長」と呼びましょう。
3.相手が話せる状況か確認するとき
✕「今、お時間をいただいてもよろしかったですか」 ○「今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」
「よろしかった」は「よろしい」の過去形です。現時点のことを確認しているため「よろしかった」は間違いです。
4.自分の会社のことを話すとき
✕「展示会はうちの会社でおこないます」 ○「展示会は弊社でおこないます」
自分の会社のことを伝えるときには「弊社」を使います。「当社」でも間違いではありませんが、「当社」は丁寧語、「弊社」は謙譲語です。よって「弊社」の方が相手への敬意を表すことができます。また、相手の会社は「御社」と言います。
5.指名の相手が不在で連絡が欲しいとき
✕「では連絡をください」 ○「恐れ入りますが、ご連絡をいただけますか」
相手にお願いするときには、「恐れ入りますが」などクッション言葉をつけると 柔らかい印象になります。また、「連絡ください」は命令形なので、「ご連絡をいただけますか」と語尾を疑問形にすると丁寧です。
まとめ
電話応対をするときの言葉遣いは、信頼関係をつくる上でも大切です。言葉遣いが間違っていても、取引先や業者は注意してくれません。間違った言葉遣いに自分で気づいて、正しい言葉遣いに修正していきたいですね。
執筆者プロフィール
- 新人育成トレーナー
アイキャリア株式会社太田 章代 - 企業・団体でのコミュニケーション研修、ビジネスマナー研修など、2,000回以上（2023年現在）登壇。 プロフィール詳細
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