社会人になってすぐに「報連相をしっかりするように！」と指導を受けた人もいるのではないでしょうか。
報連相は社会人にとって、仕事をスムーズに進めるために必要不可欠なものです。報連相がしっかりできる新入社員は、上司や先輩からも信頼されて仕事が円滑に進みます。
ここでは、新入社員が報連相で迷っていいることや、上司が問題に思っているを注意ポイントとしてあげ、詳しく解説していきます。
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報連相の目的
報連相で情報共有をする目的は、「業務の効率化」と、「問題を早期に解決する」ことです。報連相は職場のメンバー同士、意思疎通を図る大切なコミュニケーションで、重要な仕事のひとつと心得てください。
報連相とは
それでは報告・連絡・相談、略して報連相について、詳しくご説明します。
■報告とは
・「書類を郵送しました」など業務の完了
・「企画書は80％できました」など業務の進捗状況
・「クレームがありました」などミスやトラブル
などを、上司や業務を依頼された相手に伝えることです。
■連絡とは
・「明日はお客様のところへ直行します」など業務に関する予定
・「会議を本日11時からおこないます」などの情報
・「来月からタイムカードが変更になります」など決定事項
など、関係者へ周知事項を知らせることです。
■相談とは
「私はこうした方がいいと思いますがよろしいですか？」など業務に疑問や問題が発生したときに、上司や関係者に意見を求めることです。
新入社員の報連相のコツ
これより新入社員が失敗して問題になりやすい内容に絞って、報連相のコツを8つお伝えします。
1.報告しようか迷ったら「報告する」を選ぶ
新入社員のうちは「これは報告した方がいいのか？それともしなくてもいいのか？」と迷うことが多いものです。上司によっても、報連相の要求は異なりますので、答えが難しいこともあります。報告していいのかわからない場合は、まず報告をしてください。職場で「うちの新入社員は報告が多くて困る」と聞いたことがありません。反対に「報告が少なくて困る」はよく聞きます。上司は新入社員の状況が気になるものです。依頼された仕事の「進捗報告」「結果報告」「完了報告」など、ちょっと多いかも？と思うくらい報告するくらいが丁度良いと思ってください。
2.とにかく迅速に報連相をする
上司から「あれはどうなっている？」「もっと早く報告して！」と言われたことはありませんか。上司を安心させるために、新入社員の報連相はスピードを重視です。基本は『緊急なことは迅速に、緊急でないことは相手の手が空いてから』『相手の状況を確認し、タイミング良く報連相する』ことが大切です。しかし新入社員の場合は、相手のタイミングを見計らっていると、どんどん遅くなる傾向にあります。報連相が遅いと、業務スピードが落ちてしまうこともあります。遠慮せずに、迅速に報連相をしましょう。
3.悪いことは迅速かつ正確に報告
入社１年目はミスや問題が発生する確率が高い時期です。ミスしたり、時間通りに仕事が進んでいないなど、悪いことは特に、迅速かつ正確に報告することで問題を早期に解決することができます。自己保身からミスを隠したり、虚偽の報告をしてしまい、それが発覚した際には周りからの信頼をなくしてしまいます。「そんな話は聞いていない」「聞いていた話と違う」と指導を受けないように、迅速に正しく報連相をしましょう。
4.急ぎの場合は口頭で伝える
最近はメールやチャットなど、文字のコミュニケーションも増えています。便利なツールですが、相手がいつ見るかわからないため、緊急の報連相には向いていません。仕事をスムーズに進めていくためには、どのような手段を使えば適切なのか考えて報連相しましょう。
5.何を言いたいのかまとめてから伝える
新入社員は報連相に慣れてないため、話しが長くなりがちです。上司から「で？何が言いたいの？」と言わないように、何を伝えたいのか整理して、結論から簡潔に伝わるようにした上で、報連相しましょう。以下のように結論から入ると、伝わりやすくなります。
報告例／
自分「ご報告があります。今お時間よろしいでしょうか。」
上司「いいですよ」
自分「ありがとうございます。本日〇〇会社様から契約をいただきました。内容は、先日見積りを確認していただいたA商品で、見積り金額の通り50万円でご購入をいただけることになりました」
6.５分考えてわからなければ聞く
新入社員は知識や経験がないため、自分で考えてもわからない事だらけです。自分で考えようとする意欲は素晴らしいと思いますが、考えたまま長時間固まって仕事が止まっていることがあります。そんなとき上司は、「何に悩んでいるのかわからない。聞いてくれればいいのに」と思っています。新入社員のうちは、何でも相談できるという特権があります。無駄な時間を費やさないように、5分考えてわからなければ相談をして、仕事をスムーズに進めていきましょう。ただし、同じことを何度も相談していると、指導されますので気をつけてください。
7.自分の考えを持って相談
上記6で、新入社員は遠慮なく相談して！と伝えましたが、相談するときは自分の考えを持って相談するようにしましょう。何も考えずに「どうしたらいいですか？」と上司に丸投げしていては、自身の成長がありません。「私としては、こちらが適切だと考えましたがいかがでしょうか？」など、自分の考えを添えてアドバイスをいただくようにしましょう。
8.報連相する相手を考える
これも新入社員が失敗しがちなことですが、報連相する人を間違えたり、報連相しないといけない人に伝わっていないなどで、指導されることがあります。報連相は誰にしてもいいわけではありません。基本は業務の指示をされた相手に報連相をします。その業務の関係者が多い場合は他の人にも報連相する場合があるため、わからなければ誰に報連相するべきなのか確認をするようにしましょう。
まとめ
新入社員が覚えておきたい報連相のコツをおさらいしましょう。
1.報告しようか迷ったら「報告する」を選ぶ
2.とにかく迅速に報連相をする
3.悪いことは迅速かつ正確に報告
4.急ぎの場合は口頭で伝える
5.何を言いたいのかまとめてから伝える
6.５分考えてわからなければ聞く
7.自分の考えを持って相談
8.報連相する相手を考える
報連相は、職場の人達とコミュニケーションの機会を増やすチャンスです。報連相することで、周りの人達との距離が縮まり、コミュニケーションが円滑にいきます。報連相を後回しにせず、重要な業務のひとつだということを理解して積極的に報連相をしていきましょう。
